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Fremdleistungsmanagement Einfachmacher aus der IT – Verbesserung des Fremdleistungsmanagements

Autor / Redakteur: Kathrin Kornfeld* / Wolfgang Ernhofer

Mehrere tausend technische Lieferanten zu managen und zu steuern, ist kein Pappenstiel. Eine neue SRM (Supplier Relationship Management)-Plattform kann das komplette Fremdleistungsmanagement abwickeln und den manuellen Verwaltungs- und Pflegeaufwand reduzieren.

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(Bild: © faithie; © Sergey Nivens/Fotolia.com; [M]Tscherwitschke)

Darmstadt: 8:15 Uhr. Betriebsmeister Schmidt meldet eine Störung an einer kritischen Anlage und beauftragt eine Vertragsfirma mit der Fehlerbehebung. Er kann sich darauf verlassen, dass die von ihm ausgewählte Firma für den Auftrag qualifiziert und dass das Team ortskundig und entsprechend geschult ist. Er erspart sich das lange Suchen eines passenden Lieferanten sowie die manuelle Überprüfung der Zertifikate und Schulungsnachweise. Das passiert alles automatisch über eine zentrale Plattform, die auch alle Daten der Vertragsfirmen vorrätig hat.

Das war nicht immer so. Schmidt arbeitet bei Merck, einem führenden Wissenschafts- und Technologieunternehmen in den Bereichen Healthcare, Life Science und Performance Materials. Die Konzernzentrale, die zugleich auch größter Forschungs- und Produktionsstandort ist, befindet sich im hessischen Darmstadt. Zusätzlich zu den ca. 9500 Mitarbeitern arbeiten auf dem rund 160 Fußballfelder großen Werksgelände täglich an die tausend Mitarbeiter externer Lieferanten. Die Bereitstellung von Fachfirmen zur Abwicklung von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten verantwortet die Abteilung Technical Contracting, in enger Abstimmung mit dem Group Procurement.

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„Unser Technical Contracting stellt gemeinsam mit dem Einkauf sicher, dass nur qualifizierte Vertragsfirmen beauftragt werden und diese auch tatsächlich die Leistungsgüte abliefern, die wir erwarten“, erklärt Udo Vogler, der Verantwortliche für das Performance Management Vertragsfirmen bei Merck.

Nur beherrschbar mit passendem IT-System

Das Fremdleistungsmanagement ist generell komplex und mit viel Verwaltung verbunden. Es gilt, allein 8000 technische Lieferanten zu managen – und das an nur einem einzigen Standort. Die Prozesse bei Merck wurden seit vielen Jahren weiterentwickelt und sind sehr ausgereift. Allerdings haben die gewachsenen Strukturen zu verschiedenen parallelen IT-Systemen geführt. Der Bedarf, die Effizienz zu steigern und eine Einheit zu schaffen, wurde immer größer.

Ein System, viele Anwendungsbereiche

Vor zwei Jahren fand Merck in Pool4Tool den geeigneten Partner. Die gleichnamige Saas-Lösung konnte die höchste Abdeckung und Flexibilität vorweisen. Die „All-in-One Supply Collaboration“-Plattform umfasst zahlreiche Module, die über 40 Geschäftsprozesse für Lieferantenmanagement, Sourcing und Qualität abdecken können.

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