Fremdleistungsmanagement

Einfachmacher aus der IT – Verbesserung des Fremdleistungsmanagements

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Neue Lieferanten können sich online über eine Registrierungsmaske bei Merck bewerben. Anschließend führt die Pool4Tool-Applikation automatisch einen Dublettencheck durch. Für Merck entfällt der Pflegeaufwand, weil jeder Lieferant seine Daten selbst in das System eingibt und verwaltet. Fehlen wichtige Zertifikate, kann der Lieferant für neue Beauftragungen gesperrt werden, bis die notwendigen Zertifikate vorliegen.

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Außerdem erhofft sich Merck durch die einfache Handhabung des Systems eine verstärkte Beteiligung der Lieferanten am kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Diese Möglichkeit wurde bisher zu wenig genutzt. Über Pool4Tool können Vertragsfirmen ebenso wie Merck-Mitarbeiter ab sofort ihre Vorschläge für effizientere Abläufe, zur Erhöhung des Sicherheitsniveaus oder zur Optimierung der Leistungsverzeichnisse direkt auf der Plattform einreichen. Merck verbessert so laufend seine Prozesse.

Zentrale Datenverfügbarkeit

Lieferanteninformationen stehen dank der zentralen Plattform unternehmensweit zur Verfügung. Das automatische Mahnwesen sorgt für eine bessere Datenpflege, da die Nutzer je nach Eskalationsstufe benachrichtigt und an eine notwendige Aktion erinnert werden. Auch Daten des Vertragsfirmenmanagements sind zentral abrufbar.

Lieferantenbewertung über Ticketsystem

Die anwenderfreundliche Dateneingabe in Pool4Tool erleichtert Merck auch die Evaluation und Qualitätsprüfung der Lieferanten. „Mit einem individuellen Merck-Template und der Abwicklung über Tickets gelingt heute eine Bewertung im Schnitt in einer Minute. Die Nutzer waren an eine schnelle Bewertung gewöhnt und hätten einen höheren Aufwand für die Eingabe von bis zu zehn Bewertungen pro Monat in ein neues System nicht akzeptiert“, unterstreicht Vogler die Anforderung hoher Usability an das Tool.

Das bewährte Bewertungssystem von Merck konnte 1:1 in der neuen Applikation abgebildet werden, sodass sich für rund 150 Firmenbewerter kaum etwas änderte. „Das Ergebnis sind strukturierte Reports für unterschiedliche Nutzergruppen“, erklärt Vogler. Aus der Vielzahl der Bewertungen werden automatisch Kennzahlen erzeugt, die den Merck-Mitarbeitern und den Lieferanten über das System wieder zur Verfügung gestellt werden.

Neu in Pool4Tool: Stichprobengenerator

„Eine unserer wesentlichen Aufgaben ist sicher zu stellen, dass wir nur mit vertrauenswürdigen Lieferanten zusammenarbeiten. Aus Kostengründen ist es nicht möglich, jeden Lieferanten ständig im Auge zu behalten“, fasst Vogler die Herausforderung der aus Revisionsgründen vorgeschriebenen Lieferantenüberprüfung zusammen.

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