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Alarmierungs- und Krisenmanagementlösung Wie Unternehmen im Krisenfall richtig und vor allem schnell reagieren

| Autor/ Redakteur: Eske Ofner* / Dr. Jörg Kempf

Was geschieht, wenn es einmal „brennt“ – sei es im wörtlichen oder übertragenen Sinn? Diese Frage sollten sich Unternehmen nicht erst stellen, wenn die Notfallsituation eingetreten ist, sondern bereits frühzeitig eine schnelle und zuverlässige Infrastruktur für die Kommunikation in der Krise aufbauen.

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In der Raffinerie der H&R Chemisch- Pharmazeutische Spezialitäten am Standort Salzbergen gehört die Verarbeitung von Gefahrstoffen zum täglichen Geschäft. Deshalb steht die Sicherheit vor Ort an erster Stelle. Für den Ernstfall ist es entscheidend, keine Zeit zu verlieren und Mitarbeiter sowie Anwohner zuverlässig und effizient zu informieren.
In der Raffinerie der H&R Chemisch- Pharmazeutische Spezialitäten am Standort Salzbergen gehört die Verarbeitung von Gefahrstoffen zum täglichen Geschäft. Deshalb steht die Sicherheit vor Ort an erster Stelle. Für den Ernstfall ist es entscheidend, keine Zeit zu verlieren und Mitarbeiter sowie Anwohner zuverlässig und effizient zu informieren.
(Bild: ©A. Hartung - stock.adobe.com; H&R [M] Frank)

Es ist eine Zahl, die bedenklich stimmt: Dem Emergency Communications Report 2020 des BCI (Business Continuity Institutes) zu Folge arbeiten 33 Prozent aller Unternehmen ohne entsprechende Tools für Alarmierung und Krisenmanagement. Ohne eine solche Lösung kommen in Drucksituationen viele Fragen auf: Habe ich etwas vergessen? Habe ich sofort Zugriff auf alle wichtigen Kontaktdaten? Schreibe ich eine E-Mail oder rufe ich an? Und wen zuerst?

Laut der Studie ist in den meisten Krisenszenarien die E-Mail der Kommunikationskanal der Wahl. Dieser Weg ist in eben jenen Situationen allerdings oft langatmig und bietet Raum für Missverständnisse. Denn E-Mails werden oft nicht sofort gelesen, und es fehlt u.a. ein standardisierter Rückkanal, der den Inhalt der Antwort einordnen und aggregiert aufbereiten kann: z.B. „bin verfügbar“, „habe verstanden“ oder „bin in Sicherheit“.

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H&R Chemisch-Pharmazeutische Spezialitäten

H&R Chemisch-Pharmazeutische Spezialitäten gehört zur H&R Gruppe, die in Deutschland mit ihren Schwesterunternehmen ein weltweites Netzwerk mit Raffinerien und Spezialproduktanlagen bildet. Aus Rohölderivat gewinnt H&R durch intelligente Verfahren mehr als 800 innovative, umweltfreundliche und hochwertige Produkte wie Weichmacher, Weißöle oder Paraffine – diese finden in mehr als 100 Industrien ihre Verwendung. Am Standort in Salzbergen sind insgesamt über 400 Mitarbeiter beschäftigt, für die H&R Gruppe arbeiten ca. 1700 Mitarbeiter an 41 Standorten weltweit.

Durch eine solche Übersicht sparen Verantwortliche Zeit und vermeiden Fehler bei der manuellen Auswertung der Informationen. So können auf einfache Art und Weise auch Hunderte von Mitarbeitern alarmiert und deren Situation übersichtlich erfasst werden. Die häufig noch manuellen Informationsketten können durch moderne, digitale Lösungen aufgebrochen werden, mit deren Hilfe alle betroffenen Interessensgruppen automatisiert und zeitgleich informiert werden – die Kommunikation während einer Krisensituation läuft somit schneller, effektiver und zuverlässiger ab.

Aus diesem Grund nutzt die H&R Chemisch-Pharmazeutische Spezialitäten in ihrer Raffinerie am Standort Salzbergen die Alarmierungs- und Krisenmanagementlösung „Fact 24“ von F24, um für den Notfall gerüstet zu sein. Die automatisierte Benachrichtigung aller beteiligten Mitarbeiter durch das Tool entlastet Robin Casper, Leiter der Werkfeuerwehr in Salzbergen und Brandschutzbeauftragter am Standort, sowie sein Team enorm in ihrer Arbeit.

Wenn das Telefon klingelt: automatisierte Kommunikation im Ernstfall

Jeden Montagmorgen klingeln zeitgleich viele Telefone von H&R-Mitarbeitern – denn Fact 24 ruft an. Der Anruf signalisiert den wöchentlichen Probealarm, der an diverse Mitglieder der Werkfeuerwehr geht. „Und das gilt das ganze Jahr, ohne Ausnahme – auch an Ostermontag oder Weihnachten und Silvester“, ergänzt Casper.

Eine Alarmierung im Ernstfall kommt bei H&R glücklicherweise nur selten vor. Die regelmäßigen Probealarme stellen jedoch sicher, dass die Raffinerie bestens gerüstet ist: Diese Übungen werden sowohl speziell für die Werkfeuerwehr als auch für den gesamten Standort durchgeführt. Dafür nutzt das Unternehmen bereits seit 2005 Fact 24. Das Tool ist an die flächendeckende Brandmeldeanlage auf dem Gelände in Salzbergen angeschlossen. Löst ein Brandmelder aus, wird über die Software automatisiert ein vorab definierter Alarm gestartet. Insgesamt sind dafür rund 75 Alarme im System hinterlegt. Neben der Alarmierung der Werkfeuerwehr nutzt H&R auch den dazugehörigen Business Messenger Trust Case, um im Ereignisfall einen schnellen, sicheren und zuverlässigen Informationsaustausch der Verantwortlichen zu gewährleisten.

„Durch die Anbindung an unsere Brandmeldeanlage wissen unsere Feuerwehrleute nach 15 Sekunden Bescheid, wenn es ein Ereignis gibt. So schnell ist keine Leitstelle“, erklärt Casper den Einsatz der Alarmierungs- und Krisenmanagementlösung. „Zudem wissen die Einsatzkräfte dank der Konfiguration in Fact 24 genau, wo auf unserem fast einen Quadratkilometer großen Gelände der Zwischenfall geschehen ist – denn es ist entscheidend, ob der Alarm aus der Müllverbrennungsanlage, dem Labor, einer Prozessanlage oder dem Lager kommt. Manuell würde das viel zu lange dauern.“ Sollte ein Ereignis telefonisch beim Pförtner auflaufen und somit der automatisierte Alarm ausbleiben, kann der diensthabende Pförtner jederzeit die unterschiedlichen Alarme manuell auf Knopfdruck auslösen – sei es per App von unterwegs, über einen Anruf oder den Computer. Ein doppelter Boden, der zeigt, wie konsequent H&R ein schnelles Eingreifen im Ernstfall sicherstellt.

Neben den automatisierten Alarmen kann das Unternehmen jederzeit auch die Störfallvorsorge und Alarmierung weiterer Kräfte, darunter auch externe Einsatzkräfte, über das Krisenmanagement-Tool gewährleisten. Insgesamt sind dort derzeit über 250 Personen hinterlegt.

H&R hat den Einsatz des Tools über die Alarmierung hinaus immer weiter ausgebaut: Die Führungsebene erhält im Ereignisfall detaillierte Informationen über den Fact 24 Business Messenger Trust Case. Dadurch ist sichergestellt, dass die Entscheider zeitgemäß, sicher und einfach informiert sind, auch wenn sie nicht unmittelbar Teil der Alarmierung sind. Zudem setzt H&R das Fact 24 Krisenmanagement-Dashboard ein und dokumentiert im Ernstfall automatisiert und revisionssicher. Das einfache Handling der Plattform war ein Grund dafür, das System immer weiter im Unternehmen auszuweiten. „Wer mit Whats App umgehen kann, kann auch das Krisenmanagement-Dashboard bedienen“, so das Fazit von Casper.

Seminar: Risikoermittlung in der Anlagensicherheit

In unserem Seminar „Risikoermittlung in der Anlagensicherheit“ lernen Sie mit welchen Methoden die Risiko- und Gefährdungsermittlung bei Prozess- und Chemieanlagen erfolgen kann und welche Tools dazu geeignet sind. Anhand eines konkreten Beispiels der Risikoanalyse einer Betriebsvorlage (Behälter) wird mit den vorgestellten Tools unter Anwendung der Mehtose PAAG-/LOPA eine Risikoanalyse durchgeführt

Echter Support statt Call-Center

Im Auswahlprozess war für H&R vor allem ausschlaggebend, dass das System zuverlässig ein hohes Volumen ohne große Zeitverzögerung in der Alarmierung abbilden kann. Eine vollkommene Redundanz selbst aufzubauen, kam aufgrund des hohen Aufwands nicht in Frage. Außerdem legt das Unternehmen großen Wert auf den Kundenservice: „Bei F24 haben wir immer einen persönlichen Ansprechpartner, der uns zu helfen weiß. Unser Feedback fließt direkt in die Weiterentwicklung des Systems ein. Das ist für uns sehr wertvoll,“ so Casper über die mehr als 13 Jahre andauernde Zusammenarbeit.

* Die Autorin ist Head of Sales bei der F24 AG in München.

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