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Unternehmens-Wiki Wie Firmen den internen Wissenstransfer steigern können

| Redakteur: Margit Kuther

Das Knowhow der eigenen Mitarbeiter zapfen noch viel zu wenige Unternehmen an; dabei ist es gratis. Ein Firmen-Wiki etwa kann den Wissenstransfer zwischen Mitarbeitern und Abteilungen erheblich fördern.

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(Bild: DokuWiki)
(Bild: DokuWiki)

Der Erfolg eines Firmen-Wikis steht und fällt mit der Teilnahmebereitschaft seiner Anwender. Erst die Mitarbeiter als Autoren, Kommentatoren und Leser füllen das Wiki mit Wissen, Kontext und Leben. Diese These stützt auch die aktuelle Studie „Die Qual der Wiki-Wahl“ der Pumacy Technologies.

Aus der Studie geht hervor, dass etwa ein nach unternehmensrelevanten Benchmarks zum Wiki aufgerüstetes Microsoft SharePoint im Vergleich mit den sieben bestbewerteten, eigenständigen Wiki-Systemen eine attraktive Lösung darstellt.

„Die Akzeptanz und Motivation der Mitarbeiter in Richtung Wiki ist wesentlich höher, wenn an bereits vorhandene, gewohnte Systeme angeknüpft wird“, kommentiert Dr. Toralf Kahlert das Studienergebnis als Vorstandsvorsitzender von Pumacy.

Bei genauer Betrachtung des Arbeitsalltags, erscheint dieser Zusammenhang auch ganz klar: Tagtäglich angewendete Software-Systeme sind den Mitarbeitern vertraut und haben sich in der Arbeitsroutine etabliert. Mitarbeiter erkennen die Menüführung und Symbolik, sie bedienen die Interfaces wie gewohnt. Wird den Mitarbeitern zugleich der kollektive und individuelle Nutzen einer vernetzten Wissensdatenbank plausibel erläutert, resultiert daraus eine zusätzliche Motivation, daran aktiv mitwirken zu wollen.

Das Wiki darf nicht zur Belastung werden

Die Mitarbeiter müssen überzeugt sein, dass das Wiki nicht nur eine weitere Arbeitsbelastung ist, sondern eine arbeitserleichternde Datenbank für den Zugang zu Unternehmenswissen. Hinzu kommt die große Verbreitung von MS SharePoint: Laut Marktstudien von Microsoft verwenden bereits rund 78% der Fortune-500-Unternehmen MS SharePoint. Jedoch nutzen es zahlreiche Firmen oft nur als reines Dokumenten-Verwaltungssystem.

Dr. Kahlert ist überzeugt: „Bei vorhandener Microsoft SharePoint-Infrastruktur ist deren Aufrüstung zu einem Unternehmens-Wiki eine besonders ökonomische Lösung.“ Das typische Microsoft-Layout setzt sich in der Benutzeroberfläche des Wikis fort und Nutzer brauchen sich nicht an neue Symbole und Vorgehensweisen gewöhnen. Sowohl die bisher verwendete Software, die Dateiverwaltung als auch das Wiki arbeiten über SharePoint zusammen.

Das offene Wiki ist für Firmen ungeeignet

Wikipedia ist so populär, dass der Begriff „Wiki“ den meisten geläufig ist. Jeder Leser ist auch gleichzeitig Autor, wodurch mehr Wissen konserviert und mehr Menschen leichter zugänglich gemacht wird. „Das offene Konzept, wie von Wikipedia bekannt, ist allerdings nicht einfach auf Unternehmens-Wikis übertragbar. Denn insbesondere bei Unternehmenswissen spielen Sicherheitsstandards eine große Rolle.“

„Nur Mitarbeiter mit der jeweiligen Zugangsberechtigung sollten Inhalte abfragen, erweitern, bewerten und über verschiedene Suchfunktionen je nach Aufgabe filtern können“, so Dr. Kahlert. „Es geht darum, dem richtigen Mitarbeiter, das richtige Wissen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen.“

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