Worldwide China Indien

Claim Management

Nachforderungen managen – So bekommen Sie ihr Geld garantiert

| Autor / Redakteur: Juergen Hahn* / Anke Geipel-Kern

Die saubere Dokumentation von Nachforderungen ist beim Claim Management die halbe Miete.
Die saubere Dokumentation von Nachforderungen ist beim Claim Management die halbe Miete. (Bild: ©vchalup - stock.adobe.com)

The Burden of Proof: Warum prospektives Claim Management immer besser ist. Bei Großanlagenbauprojekten gehört kluges Claim Management zum Handwerkzeug dazu. Wie geht man als Auftragnehmer mit Nachforderungen um? Und wie schaffen es Auftraggeber, Nachforderungen tatsächlich erfolgreich durchzusetzen?

Großanlagenbauprojekte sind eng kalkuliert und es gibt oft wenig finanziellen Puffer, um Änderungen außerhalb des festgelegten Vertrags abzufedern. Jeder Projektverantwortliche weiß aber aus eigener Erfahrung: Große Anlagenbauprojekte entwickeln bei der Abwicklung oft ihre eigene Dynamik.

Läuft ein Projekt finanziell aus dem Ruder, weil sich z.B. Bauabläufe verzögern, Gewerke nicht rechtzeitig fertig werden oder ein Subunternehmer geschlampt hat, gipfelt das immer häufiger in Nachforderungen, die ein aufwändiges Claim Management nach sich ziehen: Das Prozedere ist für Auftraggeber wie Auftragnehmer gleichermaßen unerfreulich. Behauptungen müssen mit Beweisen unterfüttert werden, was durch den sperrigen englischen Begriff „The Burden of ­Proof“ (auf Deutsch „Beweislast“) untermauert wird. Beides hört sich nach Ärger und Mühsal an. Zur Mühsal wird diese „Beweislast“ sobald es darum geht, rückwirkend Argumente für einen Sachverhalt zu finden, die überprüfbar sind, da erst dadurch Behauptungen glaubwürdig werden.

Seminar: Contract & Claim Management in industriellen Projekten Komplexe industrielle Projekte bringen es mit sich, dass im Projektverlauf Ablaufstörungen, Änderungen und Abweichungen auftreten. Die hieraus resultierenden Konsequenzen für die Vertragsparteien können schwerwiegend sein. In unserem Seminar „Contract & Claim Management in industriellen Projekten“ lernen Sie methodisches und konzertiertes Vorgehen zur Abwicklung von Problemstellungen in industriellen Projekten.

Besser für alle Beteiligten wäre es prospektives, also vorausschauendes Claim Management zu betreiben. Aber wie geht man dabei vor? Ein Praxisbeispiel soll Klarheit bringen.

Die Praxis im Projekt: „Das claimen wir mal“

„Wir haben es unheimlich schwer auf der Baustelle gehabt“ stöhnt der Projektleiter des auftragnehmenden Rohrleitungsbauunternehmens. „Ständig stand uns das Personal vom Kabelzugunternehmen dort im Wege rum“. „Das claimen wir mal“ bestätigt er seinem Chef im wöchentlichen Projektmeeting. Im Vertrauen darauf, die durch Dritte verursachten entstandenen Mehrkosten für Wartezeiten und Produktivitätsverluste im Projekt erstattet zu bekommen, richtet der Projektleiter ein Schreiben an den Auftraggeber des Projektes. In einer Tabelle im Anhang zum Schreiben gibt er einen Überblick über die von ihm geschätzten Mehrkosten, für welche er Ausgleich verlangt.

Der Auftraggeber versteht beim Lesen des Schreibens die Welt nicht mehr. Das Rohrleitungsbauunternehmen will Mehrkosten erstattet haben, von deren Existenz und Ursachen das Projektteam des Auftraggebers auf Nachfrage zum ersten Mal gehört hat. Auch die Höhe der Mehrkosten, für die der Auftragnehmer Kompensation vom Auftraggeber der Anlage verlangt, erscheint unerhört und wenig glaubhaft.

Eine passende schriftliche Antwort ist vom Auftraggeber schnell auf den Postweg gebracht. Eine dezidierte und vor allen Dingen nachvollziehbare Anspruchsdokumentation wird vom claimenden Projektpartner formell verlangt.

Ergänzendes zum Thema
 
Was heißt eigentlich überprüfbar?

Vom Zweifelhaften zum Anerkannten

An dieser Stelle sind beide Vertragsparteien dazu gezwungen, tief in das retrospektive Claim Management einzutauchen. Die rückwirkende Suche von Schriftstücken, die in den beliebig umfangreichen Postfächern des internen Projektteams weit verteilt sind, ist eben auch beliebig schwierig. Kommt zu dieser unübersichtlichen Dokumentationslage noch die räumlich verteilte Dokumentation von externen, für das Projekt eingekauften, Dienstleistern hinzu, wird die prüffähige Claim-Beweisdokumentation nahezu unmöglich.

Eine gute Claim-Aufbereitung versetzt jedoch den Claim-Empfänger in die Lage, die Mehrforderungen des Anspruchsstellenden nachvollziehen zu können. Und nicht nur dies. Eine gute Claim-Aufbereitung erzählt auch wertfrei und neutral „die Story“ des Claims. Um diese Story erzählen zu können, ist es notwendig, die vorhandene Beweisdokumentation für die Claims zu strukturieren und zu klassifizieren. Dies kann man prospektiv, also im Voraus, proiektbegleitend tun oder eben retrospektiv, also im Nachhinein.

Beteuern ist gut – Beweisen ist besser

„Beteuern ist gut. Beweisen ist besser“, sagt ein altes Sprichwort. Für das Claim Management im Rahmen von gestörten Bauabläufen in industriellen Projekten gilt dies besonders. Projektakten enthalten nicht selten Hunderte oder gar Tausende von Beweisdokumenten. In dieser Masse fällt es jedoch schwer, Beweise zu identifizieren, welche dazu geeignet sind, eigene an den Vertragspartner gerichtete Mehrforderungen glaubhaft zu machen. Eine Struktur und eine Klassifizierung von Beweisdokumenten muss her.

Eine schlüssige Beweisdokumentation könnte folgendermaßen strukturiert sein:

  • Strittige Vergütung aus Änderungsanordnung,
  • Bauzeitverlängerungsanspruch,
  • Produktivitätsverluste wegen Erschwernissen,
  • Preisgleitklausel wegen abweichendem Leistungszeitraumes,
  • Mehrkosten wegen Beschleunigungsanordnung,
  • Mehrkosten wegen gestiegener Zukaufpreise.

Denkbare Klassifizierungen könnten sein:

  • relevante Vertragspassage,
  • technische Spezifikation,
  • Konstruktionszeichnung,
  • Behinderungsanzeige/Behinderungsabmeldung,
  • Bedenkenanzeige,
  • Änderungsantrag/Änderungsauftrag,
  • Baustellentagebuch,
  • Protokoll,
  • Stundenaufzeichnung,
  • Kostenbeleg.

Jedes Beweisdokument, welches die Glaubhaftigkeit von Claims unterstreicht (oder widerlegt), sollte mit solchen strukturellen Einordnungen und Klassifizierungen in einer Datenbank erfasst werden. Schnell wird klar, dass dies leistungsfähiger und schneller geschehen kann, wenn es sofort erledigt wird. Prospektive Claim-­Bearbeitung wird so zum strategischen (Zeit-) Vorteil, wenn es mit dem Vertragspartner zum Konflikt über die Kompensation von fremd verursachten Mehrkosten im Projekt kommt.

Eine gut aufbereitete Claim-Akte überzeugt durch Vollumfänglichkeit, Struktur und Transparenz. All dies signalisiert dem Vertragspartner im Projekt Professionalität und Glaubwürdigkeit; nicht zuletzt auch, um Partnerschaftlichkeit trotz Mehrforderungen im Projekt beibehalten zu können.

An dieser Stelle kann der Claim-Bearbeiter auch noch weitergehen und den einzelnen strukturierten und klassifizierten Dokumenten Qualitätswerte zuweisen, z.B. „1“ = „taugt gar nichts als Beweis für diese Forderung“ bis Wert „10“ = „unwiderlegbarer Beweis für die Rechtmäßigkeit dieser Forderung“.

Wie Sie die Last zur Lust machen

„Für eine projektbegleitende Claim-Aufbereitung haben wir doch während der Projektabwicklung keine Zeit gehabt“ ist ein viel gehörter Satz, wenn Gespräche sich darum drehen, welche Beweisdokumentation für die eigenen Mehrforderungen bei der aktiv claimenden Partei („Claimant“) vorhanden sind.

„Diese Dokumente müssen wir jetzt zusammensuchen“, wird zuversichtlich beteuert. Hand auf`s Herz, wer jemals Beweise für einzelne Sachverhalte, die längere Zeit zurückliegen, zusammenstellen musste, weiß, mit welchen Schwierigkeiten man hierbei zu kämpfen hat.

Gelöschte Festplatten, nicht definierte Namenskonventionen für Dateien, aus dem Unternehmen ausgeschiedene Wissensträger, unterschiedlicher Sprachgebrauch der einzelnen Mitarbeiter im Projekt für konkrete Sachverhalte, etc. pp. sind Herausforderungen, denen sich der retrospektiv arbeitende Verfasser eines Claim-Dokumentes stellen muss.

Hier wird der Wortanteil „Last“ aus dem eingangs erwähnten Wörtchen „Beweislast“ schnell verständlich. „Beweislust“ ist zwar kein gängiges Wort, aber ein schönes Wortspiel dafür, wie einfach die Aufbereitung eines Claims sein kann, wenn zu jedem Zeitpunkt im Projekt alle Informationen zu einzelnen Claims vorliegen. Wichtige Empfehlung: Finger weg von „faulen“ Beweisen bei der Claim-Begründung.

Mit dem Claim Management verhält es sich wie mit dem Verspeisen eines Salamibrotes. Fein aufgeschnitten liegt die Wurst auf dem mit einem Salatblatt dekorierten Brötchen und nicht eine ranzige Scheibe Salami trübt den Geschmack. Schließlich würde auch niemand ein Brötchen essen, auf dem eine Wurstscheibe schlecht ist oder auf welchem die ganze Wurstspezialität angerichtet ist. Im Umkehrschluss bedeutet dies: Auch Claims müssen dem Empfänger „wohlschmeckend“ und von bester Qualität zur Prüfung dargeboten werden.

* * Der Autor ist Head of Consulting bei 1155PM consultants, Potsdam. Kontakt: Tel. +49-331-86750-150

Kommentare werden geladen....

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Der Kommentar wird durch einen Redakteur geprüft und in Kürze freigeschaltet.

  1. Avatar
    Avatar
    Bearbeitet von am
    Bearbeitet von am
    1. Avatar
      Avatar
      Bearbeitet von am
      Bearbeitet von am

Kommentare werden geladen....

Kommentar melden

Melden Sie diesen Kommentar, wenn dieser nicht den Richtlinien entspricht.

Kommentar Freigeben

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

Freigabe entfernen

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 45483073 / Management)