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Dokumentenmanagement Elektronisches Dokumentenmanagementsystem – Schach dem Papierberg

Redakteur: Anke Geipel-Kern

Bei der Planung, beim Aufbau und der Inbetriebnahme industrieller Großanlagen entstehen durch fehlende Interoperabilität von Verfahren, Programmen und Dokumenten Mehrkosten in Milliardenhöhe. Kann ein elektronisches Lieferantendokumentations-Managementsystem Transparenz schaffen?

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Die Lieferantendokumentation mit tausenden von Einzel-Dokumenten mit häufigen Änderungen über den langen Anlagenlebenszyklus konsistent und Up-to-Date zu halten, ist ohne Dokumentenmanagement teuer und mit hohen Haftungsrisiken verbunden.
Die Lieferantendokumentation mit tausenden von Einzel-Dokumenten mit häufigen Änderungen über den langen Anlagenlebenszyklus konsistent und Up-to-Date zu halten, ist ohne Dokumentenmanagement teuer und mit hohen Haftungsrisiken verbunden.
(Bild: FME)

Wettbewerber aus China und Südkorea haben im Großanlagenbau ihre Marktanteile seit 2006 verdoppelt und drücken die Preise. Deutsche Anlagenbauer wollen deshalb stärker an der Kosteneffizienz arbeiten und u.a. Zulieferer frühzeitiger und umfassender integrieren.

Eine der großen Hürden ist allerdings, dass es bei der Planung und Realisierung von Großanlagen an Standards für die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen den beteiligten Akteuren fehlt. Dadurch entstehen hohe Mehrkosten. Sie werden verursacht durch inkompatible Software-Systeme und ineffiziente Papier-basierende Dokumentations- und Freigabeprozesse (laut einer Studie des U.S. Department of Commerce Technology Administration, DoC).

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Mit dem Dokumenten-Management beschäftigen sich in den Planungsabteilungen ganze Stäbe von Mitarbeitern. Es geht um hunderttausende von Zeichnungen, tausende ein- und ausgehender Dokumentationspakete (Transmittals), die zuverlässige Validierung der empfangener Dokumente, die korrekte interne Verteilung an die zuständigen Fachbereiche und die Verwaltung unzähliger Dokumentversionen und Referenzdateien.

Die Projektbüros und Document Center der Anlagenbauer und deren Kunden verwenden einen beträchtlichen Aufwand allein dafür, ausgehende Planungsunterlagen zu kopieren und an den richtigen Adressaten zu versenden. Eingehende Dokumente müssen importiert, klassifiziert, gespeichert, verteilt, geprüft, freigegeben und eventuell zurückgesendet werden. Dabei wird dokumentiert, was wann an wen geschickt wurde und wie oft z.B. Zeichnungen, Teilelisten oder Pläne geändert wurden. Dafür werden oftmals noch Papier-basierte oder manuell geführte EDV-Listen (wie Excel-Sheets) verwendet, die fehleranfällig und aufwändig sind und deshalb keine ausreichende Rechtssicher- heit und keine schnellen Prozesse gewähr-leisten.

Wie man Zulieferer-Dokumente klug verwaltet

Bei der Verwaltung der Lieferantendokumentation geht es darum, alle Prozessschritte vollständig elektronisch zu unterstützen. Dies gilt für alle Stadien des Anlagenlebenszyklus – von der Planung bis zur Übergabe, der Wartung, den Betrieb, den Umbau und schließlich den Rückbau. Zu den wichtigsten unterstützten Prozessen gehören:

  • Verträge, Unterverträge und Bestellungen analysieren,
  • Dokumentationsverpflichtungen identifizieren,
  • Einstellen der elektronischen Prozesse für die Lieferantendokumentation,
  • Zusenden der Zulieferer-Dokumentation durch den Zulieferer,
  • Massenimport der Zulieferdokumentation,
  • Dokumente intern verteilen,
  • Dokumente innerhalb vertraglicher Umlaufzeiten prüfen und kommentieren,
  • Kommentare zu nicht freigegebenen Dokumenten zusammenführen,
  • Rücksenden der Änderungswünsche innerhalb vereinbarter Vertragszeiträume,
  • Fortschrittskontrolle gegenüber geplanten Lieferterminen (Projektstatus).

Mit einem Dokumenten-Managementsys- tem (DMS) für die Lieferantendokumentation steht ein vollständiger Verwaltungsprozess für Zulieferer-Dokumente zur Verfügung. Das Ziel ist, die Prozesse zu beschleunigen, transparenter zu gestalten und zu standardisieren. Die einzelnen Prozessschritte bei der Verwaltung von Zulieferer-Dokumenten können elektronisch unterstützt und weitgehend automatisiert werden. So ist es möglich, automatisierte Reports für das Nachverfolgen und Überwachen der vertraglich zugesicherten Zulieferer-Dokumentation zu nutzen.

Die automatischen Reports zeigen z.B., welche Dokumente überfällig sind und zusätzliche Warnmeldungen informieren über nicht eingehaltene Fristen. Dadurch können Korrekturen frühzeitig eingeleitet werden. Ein weiterer Ansatz für Kostensenkungen ist das automatische Validieren von Metadaten empfangener Dokumente. Bisher mussten diese Dokumente manuell auf die Übereinstimmung mit den Geschäftsregeln überprüft werden.

Das DMS managt im nächsten Schritt auch die internen Prüf- und Freigabeprozesse. Das umfasst die interne Verteilung, den internen elektronischen Workflow, das Überwachen von Abgabeterminen sowie die Kontrolle von Vertragsverpflichtungen für Einreichung, Prüfung, Zusammenführung, Freigabe und Überarbeitung. Liegezeiten lassen sich so minimieren und Terminverzögerungen frühzeitiger erkennen. Auch der anschließende Dokumenten-Transfer von und zu Zulieferern wird schneller, elektronisch eindeutig dokumentiert und damit jederzeit nachvollziehbar. Forderungen von Lieferanten oder Forderungen an Lieferanten lassen sich besser durchsetzen bzw. abwehren.

So wird Planung effizienter und schneller

Ein Lieferanten-DMS kann im Vergleich zum herkömmlichen Workflow fünf grundlegende Vorteile vorweisen:

  • Der Verwaltungsprozess für Zulieferer-Dokumente wird vollständig elektronisch unterstützt.
  • Abläufe werden effizienter, Prozesse verkürzt und Durchlaufzeiten verringert.
  • Es wird sichergestellt, dass die vertraglich zugesicherte Zulieferer-Dokumentation lückenlos nachverfolgt und überwacht wird.
  • Vertragsverpflichtungen sowie Liefer- und Abgabetermine werden automatisiert überwacht und ihr Status ist jederzeit nachvollziehbar.
  • Durch den lückenlosen elektronischen Nachweis aller Freigabe- und Dokument-Transfer-Prozesse von und zu Zulieferern werden auch die rechtlichen Risiken minimiert.

Workshop damit die Einführung gelingt

Die Einführung eines Lieferanten-DMS sollte mit einem Best Practise-Workshop starten. Hier kann der aktuelle Status anhand eines Reifegrad-Modells bestimmt, der daraus resultierende Handlungsbedarf ermittelt und ein Maßnahmenkatalog definiert werden. Im fünfstufigen Reifegrad-Modell stellen der rein elektronische Austausch und dessen Dokumentation die höchste Stufe dar. Der zunehmende Reifegrad von der Stufe 1 (Austausch von Papier) bis zur höchsten Stufe wird durch vier Faktoren bestimmt: Dem Wandel vom Papier zum elektronischen Austausch; dem Wandel vom Papier-gestützten zum elektronischen Nachweis; dem Wandel von der Bringschuld zur Holpflicht und die zunehmende Automatisierung des Prozesses (vergleiche Abbildung „Reifegrad-Modell“).

Mit dem Reifegradabgleich wird ermittelt, wo das Unternehmen aktuell steht und in welchem Zeitrahmen das Ziel-Level erreicht werden soll („Wir sind heute auf Level 2 und wollen in drei Jahren Level 4 erreichen.“). Aus diesem Schritt ergibt sich der Handlungsbedarf und ein Maßnahmenplan, um das Ziel-Level zu erreichen.

Orientiert am Reifegrad-Modell ergibt sich der größte Nutzen im Level 5, wenn der Empfänger direkt auf relevante Dokumente im PDMS (Plant Documentation-Management-System) zugreifen kann; wo Dokumente aus-/eingecheckt werden und die Zugriffs-/Empfangsbestätigung automatisch beim Check-out/in erfolgt. Stehen diesem Ansatz sicherheitstechnische Bedenken im Weg, empfiehlt sich eine portalbasierende Lösung (Level 4).

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