Mit Stichprobeninventur Inventurkosten und Zählaufwand reduzieren

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Seit 2006 setzt das Unternehmen nun die Stichprobeninventur Invent Xpert ein und konnte bereits ein Jahr nach der Einführung den Inventuraufwand um mehr als 90 Prozent senken. Dabei stellt die Software den Stichprobenumfang, d.h. die aufzunehmenden Inventurpositionen sowie im nächsten Schritt die Hochrechnungen zur Verfügung. Während die permanente Inventur einst von Juni bis Dezember pro Tag zwei Personen pro Schicht gebunden hatte, konnte durch Invent Xpert der Kosten- und der Personalaufwand auf ein Minimum reduziert werden. Anstatt des vormaligen Aufwandsvolumens von 292 Manntagen läuft die Inventur heute mit nur zwei Personen an einem Tag ab. „Die so frei gewordenen Personalressourcen können nun an anderer Stelle als der Jahresinventur eingesetzt werden. Unsere Mitarbeiter werden damit von Routineaufgaben entbunden und können ihr fachliches Know-how noch besser einbringen. Die Investitionskosten haben sich für uns schon im ersten Jahr amortisiert“, kommentiert Probst.

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Alle Artikel, die im Wareneingang gebucht werden, werden mit der Einlagerung der Handling Units (HU) als „inventiert“ gekennzeichnet, da sie ja gezählt worden sind. Damit gilt die betreffende HU für das laufende Jahr als inventiert. „Sie fallen für die Inventur nicht mehr an und verkleinern somit die Grundgesamtheit der zu zählenden HU“, erklärt Probst. Die noch zu erfassenden HU werden am Jahresende im Rahmen der Stichprobeninventur ermittelt. Der Inventurlauf wird bei Linde Gas von den Wirtschaftsprüfern der KPMG begleitet – bei Unstimmigkeiten werden einzelne HU gezielt aufgerufen. Die Stichprobeninventur ist bereits seit 1977 gemäß HGB § 241 in Deutschland gesetzlich verankert. Das Add-on-System Invent Xpert ist zudem von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zertifiziert und wird auch von Finanzbehörden anerkannt.

Schnittstelle zu neuem Lagerverwaltungssystem

Die Umstellung des Lagerverwaltungssystems auf SAP EWM im Mai 2013 erforderte eine neue Schnittstelle zu Invent Xpert. „Mithilfe der Fachexperten von Inform verlief auch dieser Schritt problemlos, sodass wir bereits im Dezember 2013 die erste Stichprobeninventur mit den Daten aus SAP EWM und der Analyse durchInvent Xpert durchführen konnten“, sagt Probst. Vor dem Hintergrund der Erfolge, die Linde Gas mit der Stichprobeninventur-Software erzielen konnte, empfiehlt er: „Ich rate allen Inventurverantwortlichen, ihre jeweiligen Prozesse kritisch zu überprüfen und eine Stichprobeninventur in Betracht zu ziehen. Wichtig dabei ist, die zuständigen Wirtschaftsprüfer von Projektbeginn an mit ins Boot zu nehmen.“ So konnte der Inventuraufwand nach der Softwareeinführung bei Linde Gas jahresabhängig um 94 bis 97 Prozent im Vergleich zur Vollinventur gesenkt werden.

Zusätzlich zur Kosten- und Zeitersparung schätzt Probst vor allem den Komfort, den die Software bietet: „Die intuitive Bedienung der Softwareoberfläche und die übersichtlichen Grafiken zur Inventurauswertung machen Invent Xpert für uns unerlässlich.“ Wichtig war dem Leiter des Zentrallagers von Linde Gas zudem ein schneller und zuverlässiger Kundensupport, den er bei Inform fand. „Über die Jahre hinweg wurden wir stets mit hohem fachlichem Know-how und Einsatzbereitschaft unterstützt“, fasst Probst abschließend zusammen.

* Der Autor ist Projektmanager Inventur bei Inform, Aachen.

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