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Softwareroboter Wundermittel Robotic Process Automation - Sieben Fakten, die Sie kennen sollten

| Autor/ Redakteur: Thomas Thiel, Dr. Andreas Kronz / Anke Geipel-Kern

Robotic Process Automation (RPA) wird derzeit als eine der erfolgversprechendsten Technologien zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen diskutiert. Wie bei allen Softwarelösungen gilt es aber Hintergründe, Einsatzmöglichkeiten und Gefahrenquellen zu kennen um den optimalen Erfolg zu realisieren. Die Autoren erklären die Einsatzmöglichkeiten und beantworten die wichtigsten Fragen.

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(Bild: gemeinfrei / Pixabay)

Glaubt man prominenten Studien, bringt der Arbeitsplatz der Zukunft einschneidende Veränderungen mit sich. Vor dem Hintergrund der Prognose, dass der globale RPA-Markt von 13 Mrd. USD im Jahr 2019 auf 21 Mrd. USD im Jahr 2023 anwächst, lässt sich die These, dass der Anteil von Softwarerobotern an der Belegschaft der Unternehmen weiter zunimmt, nicht leugnen. Es kommt also nicht von ungefähr, dass Robotic Process Automation zu den aktuell meist diskutierten Digitalisierungsthemen zählt.

Gleichzeitig ist das Wissen über die Technologie, ihre Einsatzmöglichkeiten sowie Implikationen in vielen Unternehmen gerade in der Prozessindustrie erschreckend gering. Es gilt also, Wissenslücken zu schließen und mit weitverbreiteten Vorurteilen aufräumen.

Was ist Robotic Process Automation (RPA) eigentlich?

Die Auswirkungen der digitalen Transformation auf die Prozessindustrie sind deutlich spürbar. Neben Blockchain, z.B. in der Logistik von Pharmaunternehmen, Internet of Things und Digital Twins im Betrieb von Anlagen und Künstlicher Intelligenz zur Bewertung von Inhalten aller Art wird auch Robotic Process Automation zu den maßgeblichen Treibern aktueller und zukünftiger Entwicklungen gezählt.

Wenn gleich RPA längst Realität ist, existiert keine einheitliche Definition oder Verständnis des Begriffes. Die freie Übersetzung als robotergestützte Prozessautomatisierung liefert jedoch bereits eine ungefähre Vorstellung.

Robotic Process Automation ist der Einsatz konfigurierbarer Software zur autonomen Ausführung digitaler Geschäftsprozesse. Vereinfacht ausgedrückt, imitiert dafür eine Software die Steuerung eines Computers durch einen Menschen. Vor diesem Hintergrund wird auch das fast uneingeschränkte Einsatzspektrum von RPA deutlich. Ergänzt wird diese Grundfunktionalität eines Roboters durch die softwaretypischen Eigenschaften, die menschlichen Benutzern fehlen: der Roboter wird nicht müde und seine Arbeitskraft lässt sich beliebig vervielfältigen.

Wie grenzt sich RPA von anderen Automatisierungstechniken ab?

Präzisieren lässt sich die Definition von RPA am besten, indem man die Technik von anderen Automatisierungsansätzen wie Makros und Workflowmanagement-Systemen abgrenzt. Die wichtigsten Unterschiede bestehen in der Autonomie und der Integrationsfähigkeit der Lösung.

Während bspw. Excel-Makros auf die Steuerung der Anwendung, in der sie ausgeführt werden, beschränkt sind, kennt RPA diese Einschränkung nicht. Ein Softwareroboter ist autonom, also eigenständig und wird außerhalb der von ihm gesteuerten Anwendungen ausgeführt. Das versetzt ihn in die Lage, alle möglichen Anwendungen mit Oberfläche zu steuern.

Neben den deutlich umfangreicheren Einsatzmöglichkeiten von RPA resultieren daraus zwei weitere maßgebliche Vorteile:

  • Erstens kann ein Softwareroboter auch mehrere Programme in einem Ablauf steuern und sogar im Betriebssystem Aktivitäten starten.
  • Zweitens ist die Ausführung eines Roboters unabhängig von der seiner Zielanwendungen und kann dadurch auf Fehler flexibel reagieren bis hin zu einem neuen Anlauf.

Es gibt kaum Geschäftsprozesse, die nicht mehrere Anwendungen und Datentöpfe tangieren. Entsprechend aufwändig ist es, Arbeitsabläufe über die gesamte Kette hinweg zu automatisieren. Die Nutzung eines Workflowmanagementsystems als Taktgeber im Prozess bspw. erfordert das Ansprechen von Schnittstellen oder das Zurückgreifen auf eine Integrationsplattform - beides ist zeit- und kostenintensiv.

In vielen Fällen ist die fehlende Wirtschaftlichkeit das Aus solcher Vorhaben. Wird hingegen ein Softwareroboter zur Automatisierung eines Geschäftsprozesses eingesetzt, agiert er wie seine menschlichen Kollegen als Brücke und Datenpuffer zwischen den angebundenen Systemen, ohne dass dafür eine dedizierte Schnittstelle geschaffen werden muss.

Ein klassisches Beispiel hierfür ist die Einbindung eines Roboters in der Rechnungsprüfung. Der Roboter nimmt die Rechnung via E-Mail entgegen und führt grundlegende Prüfungen durch. Nach der evtl. erforderlichen Freigabe durch einen Mitarbeiter übernimmt der Roboter die Buchung im Abrechnungssystem ohne Medienbruch.

Welche Technik steckt dahinter?

Hinter RPA stecken aus technischer Sicht drei Komponenten: Prozess, Roboter und der Orchestrator. Das Herzstück eines jeden Roboters ist der Prozess, also die Aufgabe, die er ausführt. In modernen RPA-Plattformen wird dem Roboter seine Aufgabe entweder über eine graphische Modellierung oder über die Aufzeichnung der Aufgabe, quasi durch „über die Schulter schauen“ beigebracht.

Ist die Aufgabe beschrieben, wird diese einer Software übergeben, die auf dem Arbeitsplatz-Rechner läuft, auf dem auch die Aufgabe ausgeführt werden soll. Diese Software wird dann oft als der Roboter bezeichnet. Daneben gibt es meist eine Art Steuerzentrale der virtuellen Belegschaft, der Orchestrator. Er übergibt den Robotern ihre aktuellen Aufgaben, überwacht die Roboter, startet sie ggf. gemäß Zeitplan und dient so als eine Art Fernbedienung für die angeschlossenen Roboter.

Wo ist der Unterschied zwischen digitalem Assistenten und digitalem Arbeiter?

Je nach Aufgabe und basierend auf dem Grad ihrer Autonomie werden Softwareroboter als digitale Assistenten und digitalen Arbeiter bezeichnet. Die digitalen Assistenten unterstützen ihre menschlichen Kollegen bei deren täglicher Arbeit. Entsprechend wird jedem Mitarbeiter ein eigener Roboter zur Seite gestellt. Ein typisches Merkmal ist die Interaktion zwischen Menschen und Roboter.

Der Mitarbeiter überträgt dem Roboter mühsame und fehleranfällige Aufgaben wie die Übertragung von Formular- oder Massendaten. Der Roboter fragt bei Problemen oder Entscheidungsbedarf interaktiv beim Mitarbeiter nach.

Digitale Arbeiter agieren im Gegensatz dazu selbstständig und ohne Eingreifen eines Menschen. Die Aufgaben, die sie ausführen, sind typischerweise umfangreicher als die der digitalen Assistenten. Es handelt sich in der Regel um gesamthafte Prozesse oder in sich geschlossene Teile eines komplexeren Gesamtprozesses.

Was kann ich im Unternehmen mit RPA erreichen?

Für viele Unternehmen ist eines der wichtigsten Kriterien für den Einsatz von RPA die Effizienzsteigerung. Roboter arbeiten bei einfachen Aufgaben schneller und ausdauernder als Menschen. Dadurch können Prozesse in kürzerer Zeit bzw. in der gleichen Zeit mehr Durchläufe ausgeführt werden. Aber auch die Fehlerhäufigkeit spielt eine Rolle.

Roboter führen die ihnen in Form von Prozessen beigebrachten Abläufe ohne Abweichungen und gemäß genau festgelegten Regeln aus. Besonders stark zeigt sich dieser Effekt bei Prozessen, bei denen größere Mengen von Daten übertragen werden müssen und bei denen Menschen bspw. in der Folge von vielen Wiederholungen zu Fehlern neigen.

Reicht die Anzahl an Durchläufen, die ein Roboter für die ihm zugeteilten Prozesse ausführt, in der gegebenen Zeit nicht mehr aus, kann ein zweiter Roboter die Kapazität schnell verdoppeln.

Wieviel Automatisierung ist genug?

Die große Flexibilität von RPA ist Segen und Fluch zugleich. Während der Einsatz der virtuellen Belegschaft für die Bewältigung vielfältiger Aufgaben denkbar ist, stellt sich in der Praxis immer häufiger die Frage nach der richtigen Dosierung. Da die Ziele und Voraussetzungen je Unternehmen sehr unterschiedlich sind, gibt es keinen allgemein-gültigen Ansatz. Häufig trägt aber die vorgeschaltete Untersuchung der Prozesse mit klassischen oder technologiegestützten Methoden wie Process Mining entscheidend zum Erfolg eines RPA Projekts bei.

Welche Gefahren birgt der Einsatz von RPA?

Es wäre blauäugig, nur die Vorteile der Einführung von RPA zu sehen. Die Erfahrung zeigt, dass diejenigen Unternehmen, die sich zuvor auch mit den Risiken beschäftigen, erfolgreicher sind bei der Einführung und Nutzung von Robotic Process Automation.

RPA wird kontrovers diskutiert. Gegner der Technologie beschreien die Wegrationalisierung von Arbeitsplätzen durch Softwareroboter. Man sollte nicht die Augen davor verschließen, dass die technologischen Veränderungen seit der industriellen Revolution allesamt dazu geführt haben, dass sich Arbeitsplätze in ihrer Art stark veränderten.

Im Rückblick kommt man jedoch nicht umhin, sie als wegbereitende Fortschritte sowohl der Wirtschaft als auch der Gesellschaft zu bezeichnen. Die Praxis zeigt, dass RPA im konkreten Projekt sowohl von Management als auch von der Belegschaft nach anfänglicher Skepsis positiv bewertet und aktiv unterstützt wird. So befürworteten die Mitarbeiter eines internationalen Logistikkonzern die Einführung von RPA, da die digitalen Assistenten Ihnen die ermüdende und zeitraubende Arbeiten der Prüfung von Gutschriften mit mehreren hundert Positionen abnehmen, zugleich konnte die Wachstumsstrategie der Konzernleitung gestärkt werden, die das für den Kunden etablierte Verfahren durch Mitarbeiterengpässe gefährdet sah. Maximale Transparenz und aktive Begleitung des Veränderungsprozesses ist also unverzichtbar bei der Einführung von RPA.

Das zweite große Risiko besteht darin, die falschen Prozesse für die Automatisierung mit RPA auszuwählen oder gar die Technologie wahllos einzusetzen. Vergangene Projekte haben gezeigt, dass diese Gefahr ausgeschlossen werden kann, wenn im Vorfeld klare Ziele der Einführung von RPA definiert und ein systematisches Vorgehen zur Prozessauswahl etabliert werden.

* Thomas Thiel ist Senior Consultant Digitization und Dr. Andreas Kronz, Head of ARIS Professional Services der Scheer GmbH

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