E-Procurement Erfolgsstrategien für den strategischen Einkauf in der Pharmaindustrie

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Dr. Kade Pharmazeutische Fabrik GmbH

Im Einkauf hinkt die Digitalisierung von Pharmaunternehmen oft hinterher. Daher gäbe es hier besonders viele Effizienzpotenziale zu heben. Das zeigt das Beispiel des Pharmaherstellers Dr. Kade, das seit kurzem eine elektronischen Beschaffungsplattform einsetzt.

Ja zur digitalen Transformation – mit digitalen Projekten und Tools, die einen deutlichen Mehrwert für das Unternehmen bringen. So lautet der Anspruch, den die „DR. KADE Pharmazeutische Fabrik GmbH“ an sich selbst gestellt hat. Schließlich soll die digitale Strategie auch zum Unternehmen passen: Am Standort Berlin entwickelt, produziert und vertreibt ein 320-köpfiges Team Arzneimittel und Gesundheitsprodukte mit dem Qualitätsversprechen „Made in Germany“ für Deutschland und den internationalen Markt. Die Kompetenzfelder der zukunftsorientierten Healthcare-Firma, die auf über 130 Jahre Erfahrung in der Arzneimittelproduktion zurückblickt: Gynäkologie, Proktologie, Gastroenterologie und Vitamine. Allein im Jahr 2019 setzte das Unternehmen rund 80 Millionen Euro um – 80 Prozent davon im Kernmarkt Deutschland.

Ausgangsposition: papierbasierter Einkauf und ungeordnete Bestellvorgänge

In den Laboren des Pharmaunternehmens besteht ein hoher Bedarf an C-Teilen. Dazu gehören Hygieneartikel wie Masken, Handschuhe oder Desinfektionsmittel ebenso wie Labormaterial. Der Bestellprozess verlief bis vor kurzem noch in erster Linie papierbasiert. Jede Abteilung orderte ihre Bedarfe autark über die verschiedensten Kanäle. Per Anruf, Fax, E-Mail oder einfach per Zettel, der in der Kantine beim Mittagessen weitergereicht wurde.

Weil auf so vielen unterschiedlichen Wegen bestellt wurde, war die Bearbeitungskomplexität auf Lieferantenseite deutlich höher. Wie hoch das Umsatzvolumen mit einem speziellen Lieferanten ausfiel, ließ sich praktisch nur aufgrund der Eingangsrechnungen nachvollziehen. Die Möglichkeit, Bedarfe zu analysieren, war nicht gegeben.

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Damit lag der Einkauf deutlich zurück hinter dem Anspruch des Unternehmens, Transparenz und Schnelligkeit im Austausch zu ermöglichen und so von einem traditionellen Gesundheitsunternehmen zur innovativen Healthcare-Company zu werden. Die Einführung von Microsoft Office 365 als zentralem Tool für die Zusammenarbeit und die Umstellung auf ein Open-Space-Konzept am Verwaltungsstandort waren bereits erste Schritte in diese Richtung.

Im Einkauf jede Menge Optimierungspotenzial

„Wir haben schnell gesehen, dass die Digitalisierung auch für den Einkauf viel Optimierungspotenzial bietet – die bislang weitestgehend papierbasierte indirekte Beschaffung konnte man tatsächlich als ‚Blackbox‘ bezeichnen“, sagt Patrick Oelfke, verantwortlich für den strategischen Einkauf bei Dr. Kade.

Die Lösung: ein E-Procurement-Tool zu implementieren und damit Prozesse zu bündeln und eine Basis für deren Automatisierung zu schaffen. Um den passenden Partner zu finden, prüften die Verantwortlichen verschiedene Anbieter von Einkaufsplattformen.

Da der Einkauf selbst Einfluss auf die Beschaffungsprozesse behalten wollte, kamen Fullservice-Dienstleister nicht in Frage. Ebenso als wenig geeignet erwiesen sich Anbieter mit eigenem Katalog, denn diese boten nicht das geeignete Sortiment für das Pharmaunternehmen. Eine wichtige Anforderung war auch, dass die Beschaffungsplattform mit dem unternehmenseigenen ERP-System verknüpft werden könne, so Oelfke. Damit sollte dem Controlling und dem Einkauf ermöglicht werden, alle Bestellvorgänge in einem zentralen System auswerten zu können.

Konfigurierbare Beschaffungsplattform mit Anbindung zur Warenwirtschaft

Über den Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik, kurz BME, stieß Oelfke auf die Beschaffungsplattform „simple system“ des gleichnamigen Münchener Anbieters. „Die Plattform bietet das Beste aus beiden Welten, denn es stehen bereits die Kataloge der wichtigsten Lieferanten bereit, es können aber auch zusätzlich Kataloge eigener Lieferanten eingepflegt werden“, so Oelfke. Für Dr. Kade ist eine spezielle Abdeckung an Lieferanten nötig: Reine Labormaterialien – und hier in erster Linie die Einwegartikel – nehmen in der Beschaffung des Unternehmens einen großen Anteil ein.

Zudem punktete die Lösung durch die einfache Anbindung an das Warenwirtschaftssystem. Ein weiterer Vorteil war die kurze Implementierungsphase der cloudbasierten Plattform, die als schlüsselfertige Lösung konzipiert ist. Auf den Kick-Off mit den Experten von Simple System und die Analyse des bisherigen Beschaffungsprozesses folgte die Entwicklung einer genau auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmten Einkaufslösung.

Vor dem endgültigen Rollout – dieser erfolgte nach rund drei Monaten – waren nur noch kleinere Anpassungen wie die Vergabe von Rechten oder die Zusammenstellung von Warengruppen nötig. Ebenfalls sehr kurz war die Einführungsphase bei den Mitarbeitern. Das System bietet eine einfache Handhabung und eine intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche – ähnlich herkömmlicher Webshops. Dies erleichterte die Einführung beträchtlich. „Selbst für Kollegen, die nicht so internetaffin sind, reichte es aus, das System einmal zu erklären“, berichtet Oelfke.

Einfache Bestellvorgänge überzeugen die Mitarbeiter

Eine anfängliche Skepsis in der Belegschaft ist mittlerweile durchgehend positivem Feedback gewichen, denn die Plattform erleichtert die täglichen Bestellprozesse deutlich. Das Wälzen von Katalogen, die Bestellung plus Kontierung anlegen, Kreditorennummer und Kostenstelle suchen – das gehört dank der E-Procurement-Plattform der Vergangenheit an. „Wir sehen eine deutlich höhere Akzeptanz und verzeichnen mehr Bestellungen als vorher, die nun zudem über das System abgebildet werden können. Maverick Buying konnten wir fast komplett eliminieren“, sagt Oelfke. Die Beschaffungsplattform bietet Zugriff auf 80 Millionen Artikel von mehr als 750 Lieferanten.

Für Dr. Kade ist der Bestellprozess durch die Umstellung deutlich unkomplizierter und schneller geworden. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Bestellung automatisch im ERP-System gespiegelt wird und direkt freigegeben werden kann. Dass alle Rechnungen nun automatisch auch einen Bestellbezug haben, ist ein weiterer Benefit, denn damit ist eindeutig nachvollziehbar, wer was wann bestellt hat. Der Rechnungseingang erfolgt ausschließlich per E-Mail in einem Sammelpostfach, die Rechnung wird der Bestellung zugeordnet und mit der Bestellnummer direkt verknüpft – eine große Zeitersparnis.

Mehr Transparenz für Alle

Insgesamt 44 User aus allen Fachabteilungen sind inzwischen an das System angebunden und decken ihre Bedarfe aus den für sie freigegebenen Katalogen. Ganz bewusst hat sich das Unternehmen dafür entschieden, den Zugriff auf die Beschaffungsplattform vielen Mitarbeitern zu erteilen, auch wegen des Themas Pricing. „Wer sieht, was die Artikel kosten, fängt an, unternehmerisch zu denken“, sagt Oelfke. „Und der strategische Einkauf kann die Kosten besser auswerten und in der Folge mit den Lieferanten bessere Konditionen verhandeln.“

Gleichzeitig stehe der Einkauf mit den Fachabteilungen in engem Kontakt, um zu ermitteln, welche Lieferanten noch angebunden werden müssen oder wo der Bedarf über Generalisten abgedeckt werden kann. Die Analyse- und Administrationsfunktionen der Plattform machen es möglich, unrentable Lieferanten zu ermitteln oder weitere Lieferanten einzubinden.

Ziel ist maximale Effizienz im Einkauf

Mindestens 85 Prozent des indirekten Beschaffungsvolumens will Dr. Kade künftig über Simple System abbilden, um maximale Effizienz im Einkauf sicherzustellen. „Mit den Lieferanten und Warengruppen, die momentan im System sind, ist das auch möglich“, sagt Oelfke. Derzeit sei man noch dabei, sukzessive für das Unternehmen wichtige Lieferanten anzubinden. Die restlichen 15 Prozent des Beschaffungsvolumens seien eher speziell und müssten gesondert verhandelt werden, etwa Ersatzteile oder Dienstleistungen. Ein Inhouse-Katalog, der Dienstleistungen verzeichnet, für die ein Festpreis gilt, ist in einem zweiten Schritt der Digitalisierung des Einkaufs vorgesehen.

Für die Zukunft sind noch weitere Optimierungen des Bestellprozesses denkbar. Eine Lösung, die Oelfke bereits im Auge hat, wäre, Barcodes an den Regalen im Lager anzubringen. So könnte per Scan Material nachbestellt werden – ohne Zugriff auf einen PC. simple system bietet die nötigen Erweiterungen: Barcodescanner ebenso wie die Anbindung von Kanban-Systemen oder Warenausgabeautomaten.

Bis das E-Procurement bei Dr. Kade jedoch in die zweite Stufe geht, gilt es erst einmal die bestehenden Prozesseinsparungen zu prüfen. Und diese dürften signifikant sein: Niemand in der Belegschaft muss heute noch stundenlang nach dem günstigsten Preis suchen – das macht das System in Sekunden.

Insgesamt gilt: Die Komplexität ist deutlich gesunken, der Einkauf von C-Teilen dezentralisiert, die Mitarbeiter und der strategische Einkauf sind spürbar entlastet. „Wir haben bereits nach drei Monaten eine sehr hohe Transparenz erreicht – letztendlich wird dies zu einer enormen Effizienzsteigerung führen“, ist Oelfke zuversichtlich.

* Die Autorin ist freie Journalistin in München

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