Personalmanagement Wie Machine Learning und Digitalisierung die Personalkosten senken können

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Was in Betrieb und Planung bereits weit verbreitet ist, soll nun auch in die Personalabteilungen einziehen: Machine Learning-basierte, digitale Werkzeuge, die den Recruitingprozess und das Personalmanagement erleichtern. Was die neuen Tools alles können.

Digitalisierung und Machine Learning (ML) können die Projektplanung und den Betrieb von Produktionsanlagen erheblich verbessern. In den letzten Jahren haben wir als Folge der Digitalisierung kürzere Projektlaufzeiten, eine höhere Produktivität, eine verbesserte Produktqualität sowie größere Flexibilität in der Nutzung von Produktionsanlagen festgestellt. Auch die Time-to-Market der Produkte kann erheblich reduziert werden.

Bei näherer Betrachtung zeigen sich mehrere Parallelen zwischen dem Management einer Produktionsanlage in einem Unternehmen und dem Personalmanagement, sowohl im Prozess des Engineerings (Anlage) und der Rekrutierung (Mitarbeitende) als auch über den Lebenszyklus einer Produktionsanlage. Methoden und Tools, die sich beim Anlagenbau und -betrieb bewährt haben, werden im Personalmanagement künftig den Unterschied machen und die Basis für den Unternehmenserfolg bilden.

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Allerdings hält die Digitalisierung der Personalrekrutierung und -entwicklung mit derjenigen der Produktion und der Produkte oft nicht Schritt. Dieser Beitrag zeigt anhand von zwei Beispielen, wie Digitalisierung und ML sowohl die Gewinnung externer Talente auf dem Bewerbermarkt als auch die interne Personalentwicklung unterstützen können.

Engineering und der Rekrutierungsprozess: Was beide gemeinsam haben

Im Engineeringprozess von Produktionsanlagen ist eine der wesentlichen Tätigkeiten die Umsetzung des Basic- und des Detail-Engineering mit den damit verbundenen Anforderungen. Aus beiden Projektphasen resultiert eine vollständige Dokumentation für die Beschaffung, Errichtung und den späteren Betrieb der Anlage. Der Hauptvorteil liegt hier in der nahtlosen Einspeisung der Engineeringdaten in die später genutzten Produktions- und Instandhaltungstools.

Gleiches gilt für die Personalverwaltung und -entwicklung, was die Nutzung der Einstellungsdaten und die Bearbeitung betrieblicher Themen wie Gehaltsentwicklung, Urlaubsanträge sowie die (strategische) Personalentwicklung betrifft.

Digitalisierung als „Waffe“ im „fight for talents“

Wenn nichts unternommen wird, hält der weltweite Fachkräftemangel an. Für Unternehmen ist es folglich unerlässlich, zeitnah gegenzusteuern. Da der erste Eindruck eines Unternehmens entscheidend ist, ist die Digitalisierung des Rekrutierungsprozesses ein wesentlicher Aspekt im sich verschärfenden „fight for talents“.

Weiterhin können neue Methoden und Tools wie ML-Algorithmen deutliche Effizienzsteigerungen erzielen, indem sie die internen Kosten im Rekrutierungsprozess senken. Workday beispielsweise hat mit der Skills Cloud eine Anwendung entwickelt, die mithilfe von ML die Kosten sowohl für den Ausschreibungsprozess einer Position als auch für die Auswertung der eingehenden Bewerbungen signifikant verringert.

Welche Kompetenzen sind eigentlich gefragt?

Die Workday Skills Cloud schlägt auf der Basis der Stellenausschreibung eine definierbare Anzahl von Kompetenzen vor, die der Mitarbeitende für die Position benötigt. Der Datenpool hierfür umfasst Unternehmensdaten, Daten anderer Nutzer und öffentlich zugängliche Daten. Stellenausschreibungen werden mittels Texterkennung semantisch analysiert und relevante Skills abgeleitet. Das Tool kann auch Zusammenhänge herstellen, z. B. erkennt es automatisch die Erwähnung von JavaScript und ordnet diese dem Skill „Programming“ zu.

Ebenso werden bei einer Bewerbung Skills abgeleitet und vorgeschlagen (z. B. auf Basis des Lebenslaufes), die der Bewerber übernehmen, anpassen und ergänzen kann. Die in einer Bewerbung identifizierten Skills werden automatisch mit dem Anforderungsprofil der Stellenausschreibung verglichen und ein erstes Ranking für den Recruiter oder HR-Manager wird erstellt.

Auf Grundlage der Skills-Ontologie ist nicht nur eine Aussage über einen direkten Skill-Match möglich, sondern auch über die Nähe der Skills von Bewerbung und Stellenausschreibung. Die Bewertung der Bewerbungen obliegt weiterhin dem jeweiligen Manager, aber der Aufwand für die Analyse und Bewertung der Kandidaten wird deutlich reduziert. Workday Skills Cloud und andere ML-basierte Anwendungen werden regelmäßig mit statistischen Methoden getestet und aktualisiert, um sie an die sich ändernden Qualifikationsanforderungen für Positionen anzupassen und eine Verzerrung durch historische Daten bei der Bewertung von Kandidaten für zukünftige Rollen zu vermeiden.

Der Lebenszyklus von Produktion und Mitarbeiterentwicklung ähneln sich

Produktionsanlagen bedürfen einer kontinuierlichen Wartung und Instandhaltung. Sie werden ständig modernisiert, erweitert oder an neue Produktanforderungen angepasst. Anlagen in der Prozessindustrie haben in der Regel eine Lebensdauer von mehr als 20 Jahren. Auch hier lassen sich Parallelen zum Personalmanagement ziehen. Dieser Aspekt wird in Zukunft noch wichtiger werden, insbesondere um das Fluktuationsrisiko von Mitarbeitenden zu verringern.

Ein integriertes Tool für HR-Themen (Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen, Unternehmensinformationen usw.) sollte über verschiedene Kanäle mit einem vergleichbaren, modernen Look-and-Feel zur Verfügung gestellt werden. Dabei ist sicherzugehen, dass alle Mitarbeitenden eines Unternehmens Zugang zu diesem Tool haben und damit zu den relevanten Mitarbeiter- und Unternehmensinformationen. Da nicht alle Mitarbeitenden über einen PC oder Tablet verfügen, sollten die entsprechenden Funktionen auch auf anderen mobilen Endgeräten, z.B. einem Mobiltelefon, bedienbar sein.

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Sind Produktionsanlagen einmal in Betrieb, können über Sensoren eine Vielzahl von Informationen gewonnen werden, die einen Einblick in den Betriebszustand sowie notwendige Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen geben. Mit der fortschreitenden Digitalisierung in Unternehmen und der Maturität von Operational Technology & Internet of Things (IoT) werden diese Daten fortlaufend erhoben und automatisiert ausgewertet. Die Anlage kann Maßnahmen für eine Sicherstellung des Produktionsbetriebs automatisch initiieren.

Nur motivierte Mitarbeiter sind zufriedene Mitarbeiter

Auch im Personalwesen wird das kontinuierliche Monitoring der Zufriedenheit der Mitarbeitenden und deren Motivation zukünftig ein wesentliches Kriterium zur Sicherung der Wettbewerbs- und Innovationsfähigkeit von Unternehmen sein. Eine häufige Ursache für die Unzufriedenheit von Mitarbeitenden ist z.B. der gefühlte Mangel an Entwicklungsmöglichkeiten, die innerhalb eines Unternehmens – auch global – bestehen. Selbst wenn Mitarbeitende als Talente definiert werden, haben sie oftmals keine Möglichkeiten, eigeninitiativ an ihrer Weiterentwicklung zu arbeiten. Moderne HR-Tools können durch ML-Anwendungen aktive Unterstützung leisten, indem sie diese Eigeninitiative ermöglichen und fördern. Zum Beispiel:

• durch das Aufzeigen möglicher Entwicklungspfade auf Basis historischer Daten früherer Stelleninhaber,

• daraus abgeleitet die Definition der erforderlichen Skills und das Aufzeigen entsprechend erforderlicher Entwicklungsschritte für zukünftige Positionen,

• die direkte Ansprache der verantwortlichen Führungskraft für mögliche Zielpositionen.

Es ist wichtig, dass Mitarbeitende die Möglichkeit haben, die Initiative zu ergreifen und Karrierepfade selbst zu evaluieren. Dies führt zu einer höheren Zufriedenheit und Identifikation mit dem Unternehmen und reduziert ein mögliches Austrittsrisiko deutlich. Gleichzeitig wird das Know-how im Unternehmen gehalten, die Innovationskraft gestärkt und die erheblichen Kosten für die Personalrekrutierung werden vermieden.

Fazit

Das Produktions- und Personalmanagement innerhalb eines Unternehmens weisen deutliche Parallelen auf. Methoden und Tools, die in der Produktion bereits erfolgreich im Einsatz sind, können auch im Personalmanagement angewendet werden und bieten entsprechende Vorteile. Digitalisierung und ML ermöglichen interne Kosteneinsparungen, eine höhere Mitarbeiterbindung, den Erhalt der Innovationsfähigkeit und eine verbesserte Marktposition im zunehmenden Wettbewerb um Fachkräfte.

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