BPM – Rotes Tuch oder Heilsbringer

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Emerson Process Management GmbH & Co.OHG

Ein weiteres, wesentliches methodisches Element ist die Dokumentation der Prozesse in Form von modellierten Prozessketten. Vor dem Hintergrund der Fülle an verfügbaren BPM-Tools kann die Komplexität beliebig an die vorliegende Projektstruktur angepasst werden. Bei der Prozessdokumentation stellt neben der Prozessliste eine abgestimmte Prozesslandkarte (als übergreifende grafische Darstellung der relevanten Prozesse) ein strukturgebendes Element dar. Wichtig ist hier der Fokus auf die Verknüpfung der Prozesse, um eine vollständige End-to-End Betrachtung sicherzustellen.

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Unabhängig von der Dokumentation der Prozesse ist ein zentraler Aspekt die klare Verknüpfung von Prozessen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Form von Rollen wie im letzten Abschnitt zum Thema Prozessverantwortung bereits angesprochen. Nur definierte Rollen erlauben eine eindeutige Zuordnung von Aktivitäten entlang der Prozessketten und stellen damit die Ownership sicher – sowohl auf Ebene der Aktivitäten als auch für den gesamten Geschäftsprozess. Bei der Rollendefinition bietet sich die Nutzung einer trennscharfen Methode wie z.B. RACI an: Diese unterscheidet zwischen den Rollen ‚Responsible‘, ‚Accountable‘, ‚Consulted‘ und ‚Informed‘. Auf dieser Basis werden Rollen mit Entscheidungs- und Durchführungsverantwortung sowie Rollen mit Beratungs- und Informationsverantwortung definiert und getrennt.

Prozessperformance mithilfe von KPIs messen und steuern

Ein erheblicher Mehrwert, der aus dem Prozessfokus entsteht, ist die Möglichkeit, gezielt Prozessperformance zu messen und anhand von Kennzahlen zu steuern. Damit kann zusammen mit der Prozesslandschaft auch gleichzeitig eine abgestimmte Kennzahlenlandschaft definiert werden.

Die zentrale Schwachstelle vieler Kennzahlensysteme liegt darin, dass sie nicht vollständig auf die Prozesslandschaft abgestimmt sind. Mögliche Zielkonflikte bei der Optimierung der Kennzahlen werden dadurch weder vollständig erkannt, noch gelöst. Durch eine Verknüpfung zwischen Prozess und Prozesssteuerung direkt auf Ebene der Prozesse ermöglicht eine optimale Abstimmung zwischen Kennzahlensystem und Prozesslandschaft. Dadurch können mögliche Konflikte zwischen einzelnen Prozesskennzahlen von Anfang sichtbar gemacht und vermieden werden. Ferner kann die in der Prozesslandschaft angelegte Unternehmensstrategie unmittelbar in der Kennzahlenstruktur reflektiert werden.

Fazit

Rund um Business Process Management sind viele Themen zur Sicherstellung von effizienten Prozessen zu beachten. Das Management von Prozessen wird für Unternehmen in den nächsten Jahren signifikant an Bedeutung zunehmen. Es geht um schnellere, agilere Prozesse, die besser und kosteneffizienter gemanagt werden sollen bei gleichzeitiger Reduktion der Fehlerquote und Beibehaltung von notwendiger Transparenz. Dies wird sich in einer zunehmend digitalen Welt ereignen. Es gibt erfolgreiche Ansätze, BPM im Unternehmen zu verankern und durch BPM die marktorientierten Unternehmenswerttreiber mit neuer Schlagkraft auszustatten. Unternehmen, die sich nicht mit BPM beschäftigen, werden einen Wettbewerbsnachteil erleiden.

* * Die Autoren arbeiten für die Unternehmensberatung Bearingpoint, Tel. +49-89-54033-0

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