BPM – Rotes Tuch oder Heilsbringer

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Prozesse werden an der Grenze von Abteilungen ineffizient: manuelle Schritte, Abstimmungsprobleme und wenig Integration. Das treibt die Komplexität und Fehleranfälligkeit. Eine prozessorientierte Verantwortung, vor allem entlang der Kernprozesse hilft, solche Barrieren zu umgehen und Strukturen zu vereinfachen.

Prozessorientierung und Komplexitätsreduzierung bieten auch Vorteile für Unternehmen, die sich mit Outsourcing von Funktionen beschäftigen. Klar definierte Prozesse mit Verantwortungszuordnung können einfacher ausgelagert werden. Der erste Schritt ist, ein Service-Level-Agreement für die ausgelagerten Prozesse zu fixieren. Hierbei ist ein besonderes Augenmerk auf die Balance zwischen Kostenoptimierung und die Vereinfachung von Prozessen zu legen. Das Ziel ist es, den Gesamtprozess zu optimieren, der dann auch Abteilungen außerhalb des Unternehmens mit einschließt.

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Da mobile Anwendungen und Digitalisierung zunehmend die Landschaft prägen, ist eine schnellere Reaktion auf sich ändernde Marktanforderungen notwendig und Prozesse die dies zulassen, bei gleichzeitiger Verwendung von Standards. Vor allem müssen die Komplexität und damit die Kosten innerhalb des Supports der Prozesse reduziert werden. Oft mündet dies in die Reduktion der jährlichen Prozesssupport- und IT-Kosten. Es bleibt mehr Budget und mehr Zeit zur Fokussierung auf wesentliche Themen des Geschäftes. Die Erfahrung zeigt, dass Projekte zur Umsetzung dessen, wenn prozessorientiert entlang der wertschöpfenden Kernprozesse aufgesetzt, schnell zu den geplanten Erfolgen und Einsparungen führen.

Klar definierte Prozessliste zur Planung nutzen

Ein zentraler Erfolgsfaktor bei der Erstellung prozessorientierter Strukturen und der Durchführung von Projekten mit Prozessfokus im Kontext von BPM ist eine konsistente Methodik und Herangehensweise. Diese ist konsequent auf die zu analysierenden Prozesse ausgerichtet und setzt bereits in der Phase der Auftragsklärung an.

Das Projektscoping erfolgt idealerweise auf einer klar abgegrenzten Geschäftsprozessliste die von Beginn an den Prozessen Namen und Rahmen gibt. Wichtiger Aspekt hierbei ist, dass alle relevanten Stakeholdern transparent ist, welche Vorgänge und Tätigkeiten sich hinter den in der Prozessliste aufgeführten Prozessen verbergen. Nur so kann die essentielle, lückenlose Abdeckung der Prozesslandschaft sichergestellt werden. Auf Basis einer klar definierten Prozessliste kann anschließend sowohl die Projektzeit- als auch die Ressourcenplanung erfolgen. Damit lässt sich das quantitative Projektgerüst unmittelbar ableiten.

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