Zeitersparnis und kürzere Reaktionszeiten durch digitale Anlagendokumentation im Ex-Bereich

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Ex-Schutz-relevante Informationen zu jedem Gerät hinterlegt

Nach einer Schulung der eigenen Mitarbeiter wurde die Software bei Momentive in Betrieb genommen. Dass der Anwender beim Erstellen der elektronischen Dokumentation gezielt Einfluss auf die Gliederung nehmen kann, bringt dabei von Anfang an Vorteile. So lässt sich beispielsweise eine bereits existierende Dokumentationsstruktur eins zu eins mit der Software abbilden. Im nächsten Schritt müssen vorhandene Dokumente ins System eingepflegt und fehlende Dokumente beschafft werden. "Wir haben für diese Aufgabe zwei Mitarbeiter abgestellt", berichtet Graf. "Erfasst wurden zu jedem Gerät jeweils Fabrikat, Typ, Datenblätter und Bedienungsanleitungen, aber auch Messbereiche, Spezialitäten zum jeweiligen Gerät und Materialbesonderheiten. Innerhalb der Anlage haben wir es in der Regel mindestens mit Ex-Zone 2 zu tun. Da unsere Betriebsmittel also fast nur in Ex-Bereichen eingesetzt werden, ist es zudem wichtig, dass wir zu jedem Gerät Informationen zur PTB- bzw. ATEX-Zulassung hinterlegen können." Auch Informationen zu Instandhaltungszyklen für einzelne Geräte lassen sich dokumentieren. Zum Erstellen der elektronischen Dokumentation werden als Dateien vorhandene Dokumente ins PDF-Format gewandelt und in einer Datenbank abgelegt. Dazu beherrscht der Prodok-Transformator über 200 Dateiformate aus CAD, CAE, Office und Multimedia. "Bei manchen Dokumenten, zum Beispiel bei sehr alten PDFs, hatten wir beim Wandeln dennoch Schwierigkeiten. Hier hat Rösberg aber unkompliziert die Importfunktion für die fehlenden Dateiformate nachgerüstet." Dokumente, die nur auf Papier vorlagen, wurden eingescannt und ebenfalls als PDF-Dateien in die Gesamtdokumentation eingefügt. Zugleich wurden in diesem Zusammenhang fehlende Unterlagen beschafft, so dass für die erfassten Anlagenkomponenten nun die Dokumentation vollständig ist.

Permanent auf aktuellem Stand

Mit dem System lassen sich aber nicht nur einmalig alle Daten konsequent erfassen. Auch im Betrieb ergeben sich zahlreiche Vorteile, mit denen sich die Anlagendokumentation auch künftig permanent auf aktuellem Stand halten lässt. Bei Änderungen an der Anlage können diese mit so genannten Redlines in der Dokumentation ergänzt werden. "Dabei ändert sich am Ursprungsdokument nichts", erläutert Graf. "Man kann sich das in etwa so vorstellen, als würde über das Originaldokument eine Folie gelegt, auf der dann die Änderungen vermerkt werden." Dank Änderungsverfolgung kann man zudem jederzeit feststellen, wer wann was geändert hat.

Regelmäßige Prüfungen für den Ex-Schutz unerlässlich

Um die Funktionsfähigkeit aber auch den Ex-Schutz der Anlage zu erhalten, sind regelmäßige Prüfungen unerlässlich. Dazu lassen sich mit Prodok wiederkehrende Prüflisten generieren, die automatisch an vorgeschriebene Wartungen erinnern. Vorteilhaft ist für die Leverkusener aber auch die Möglichkeit zur Rückwärtsdokumentation. So können sie beispielsweise Prüfprotokolle vom TÜV oder Ex-i Nachweise für Messstellen einfach an die vorhandene Dokumentation anhängen und die Dokumentation ist jederzeit auf aktuellem Stand. Hilfreich ist diese Funktion auch für verschiedene Handskizzen zu Anlagenteilen, die zuvor an keiner sinnvollen Stelle abgelegt werden konnten. Flächendeckend sind PCs und Scanner vorhanden. Hier lassen sich die Handskizzen einscannen und in die Dokumentation integrieren.

Neben der übersichtlichen Dokumentationsstruktur macht auch eine Volltextsuche das Wiederfinden von Dokumenten sehr einfach. Kündigt der TÜV beispielsweise einen Besuch an und beantragt vorab verschiedene Dokumente, muss man heute einfach nur den Suchbegriff ins System eingeben und die gefundenen Dokumente ausdrucken. "Das hat früher schon mal einige Stunden in Anspruch genommen", erinnert sich Graf. "Heute ist das eine Sache von ein paar Minuten."

Sinnvolle Ergänzungsmöglichkeiten

Inzwischen sind bei Momentive nahezu alle Anlagenkomponenten in der Dokumentation erfasst. Damit ist das Dokumentationsprojekt aber noch lange nicht abgeschlossen. Die Betreiber sehen für die Zukunft sinnvolle Ergänzungsmöglichkeiten. Sind alle Daten erfasst und im laufenden Betrieb bewährt, ist im nächsten Schritt eine Anbindung ans vorhandene SAP-System denkbar. Eine weitere Möglichkeit zur Erweiterung sehen die Leverkusener im Zusammenhang mit mobilen Bediengeräten, auf denen LiveDok ebenfalls eingesetzt werden kann. "Manche Anlagenteile verändern sich sehr schnell. Wenn wir heute Mitarbeiter in die Anlage schicken, um Informationen zur Aktualisierung der Fließbilder zu erfassen, kann es passieren, dass sich am einen Ende an der Anlage schon wieder etwas geändert hat, wenn der Mitarbeiter am anderen ankommt", erläutert Graf das Problem. Mit mobilen Bediengeräten dagegen können alle Informationen direkt vor Ort erfasst und in die zentrale Dokumentation eingestellt werden. Alle Informationen stehen dadurch sofort an zentraler Stelle zur Verfügung.

Generell nimmt mit der elektronischen Dokumentation nicht nur die Aktualität der erfassten Daten zu, sondern auch deren Qualität. Zugleich spart der Einsatz von Prodok Zeit, weil alle Unterlagen an einer zentralen Stelle gesammelt und einfach gefunden werden können. Auch viel gebrauchte Dokumente, die früher oft im Umlauf waren, sind heute leicht auffindbar und lassen sich von verschiedenen Personen gleichzeitig einsehen. In einer Anlage, wo oft mehr als 20 Mitarbeiter zur gleichen Zeit auf die Dokumentation zugreifen müssen, ist das ein immenser Vorteil. Die Daten sind zwar an zentraler Stelle hinterlegt, es kann aber von jedem PC im Firmengelände darauf zugegriffen werden. Informationen stehen also viel schneller und ohne große Laufwege zur Verfügung.

* Evelyn Landgraf, Marketing bei der Rösberg Engineering GmbH, und Dipl.-Ing. (FH) Nora Crocoll, Redaktionsbüro Stutensee

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