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Dokumentenmanagement

Erfassen und Archivieren von Pharma-Dokumenten

| Redakteur: Manja Wühr

Blick in Hochsicherheitslager von Gehring
Blick in Hochsicherheitslager von Gehring (Bild: Gehring/Jan Neumann)

Gehring bietet mit Archi Pharm eine für Pharma-Hersteller, -Händler und -Dienstleister konzipierte Archivverwaltungssoftware an. Sie basiert auf der selbstentwickelten Standardlösung Archi Store und wurde in Zusammenarbeit mit Sanofi-Aventis auf die Besonderheiten der Branche eingerichtet. Dazu zählen beispielsweise die GxP-Standards oder auch FDA-Vorschriften.

Mithilfe der Archivverwaltungssoftware Archi Pharm lassen sich im Archiv Dokumente aller Art über ihren kompletten Lebenszyklus hinweg lückenlos verwalten. Dabei sollen Workflows auf Basis von Barcode-Technologie für ein einfaches und sicheres Handling sorgen – von der Erfassung und Archivierung über protokolierte Entnahme- und Rückführungsprozesse bis hin zur datenschutzkonformen Entsorgung der Akten. Die Archivverwaltungssoftware wurde auf dem Microsoft-Net-Framework entwickelt und verwendet MS SQL als Datenbanksystem.

Als mandantenfähige Lösung ermöglicht die Software den unternehmensübergreifenden Einsatz und gewährleistet dabei die strikte Trennung der Bereiche. Hier punktet die Anbindung an den Microsoft-Verzeichnisdienst Active-Directory, der im Rahmen der Berechtigungsstruktur den komfortablen Zugang per Single-Sign-On gestattet. Unabhängig vom Format wie etwa E-Mail, PDF, TIFF, Word- oder Excel-Datei lassen sich relevante Dateien flexibel an erfasste Dokumente anhängen. Zudem können zu jedem Dokument beliebig viele frei definierbare Zusatzattribute erfasst werden, z.B. Chargennummern oder Register.

Alle Prozesse funktionieren barcodegestützt, was gerade auch den Einsatz verschiedener Handhelds für Erfassungsaufgaben ermöglicht. Der Zugriff auf erfasste Daten kann per Volltext-Recherche erfolgen und gestaltet sich selbst bei hohen Volumina mit über 1 Mio. Datensätzen äußert schnell, so die Entwickler. Zahlreiche Features erlauben ein effizientes Arbeiten, das an die speziellen Bedürfnisse der Anwender angelehnt ist. Dazu gehört unter anderem die Funktion „Stapel-Änderung“, mit der man in nur einem Arbeitsschritt die Daten vieler Dokumente anpassen kann. Eine große Zeitersparnis kann dies etwa beim Editieren von Aufbewahrungsfristen und Product-Codes bringen. Optional ist die Anbindung an Archi Capture möglich: Der Profi-Scan-Client von Gehring unterstützt beim Anhängen von Digitalisaten an Dokumente.

Archi Pharm begleitet Produktklassifizierungen über den gesamten Lebenszyklus hinweg von der Forschung bis hin zum fertigen Produkt und das ohne jegliche Brüche in der Archivierung. So liefert etwa die Suche nach dem Handelsnamen eines Produkts auf Wunsch im Ergebnis auch allen vorherigen Entwicklungsstadien. Des Weiteren protokolliert die Lösung alle Änderungen relevanter Archivdaten; diese Transaktionskontrolle wurde eigens implementiert, um etwaigen Manipulationsversuchen entgegenzuwirken.

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