Stichprobeninventur: Effiziente und sichere Bestandsaufnahme in Krisenzeiten

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Kaum eine Industrie hängt so sehr von der Verfügbarkeit ihrer Lagerbestände ab wie die Prozessindustrie. Doch während der jährlichen Inventur müssen Läger schließen, und in dieser Inventursaison dürften die Schließzeiten erneut länger andauern, da Corona-Schutzmaßnahmen die Bestandserfassung erschweren. Dabei gibt es mit der Stichprobeninventur ein Verfahren, das den Zählaufwand von Tagen auf Stunden reduziert und sich kontaktlos durchführen lässt.

Auch wenn die Prozessindustrie extrem vielfältig ist, so eint die verschiedenen Industriezweige doch, dass sie auf eine stete Verfügbarkeit ihrer Rohstoff- und Materialbestände angewiesen sind. Wird der Rohstoff- und Materialfluss unterbrochen, stehen schnell die Produktionsanlagen still und es kommt zu Lieferverzögerungen und Umsatzausfällen. Insbesondere die jährliche Inventur ist daher eine lästige Pflicht, weil die Erfassung aller Bestände die Läger blockiert. In der Regel versuchen Unternehmen, die Schließzeiten durch großen Personaleinsatz zu minimieren, doch in dieser Inventursaison stehen diesem Vorgehen erneut Kontaktbeschränkungen zum Schutz vor Corona-Infektionen entgehen. Eine Inventur mit weniger Personal, Mindestabständen und Desinfektionsmaßnahmen würde jedoch den Erfassungsprozess enorm verlängern. Deswegen können sich Unternehmen aufwändige und teure Vollinventuren nicht mehr erlauben. Mit der Stichprobeninventur gibt es allerdings eine Alternative, die den Zählaufwand und damit auch Personaleinsatz deutlich reduziert.

So funktioniert die Stichprobeninventur

In Deutschland sind Stichprobeninventurverfahren bereits seit 1977 als Methode zur Inventurvereinfachung im HGB, § 241 anerkannt und von Wirtschaftsprüfern zertifiziert. Bei einer Stichprobeninventur zählen Unternehmen nur einen kleinen Teil ausgewählter, aber repräsentativer Lagerpositionen manuell. Mittels mathematisch-statistischer Methoden lässt sich das dokumentierte Ergebnis dieser Stichprobe auf den Gesamtbestand des Lagers hochrechnen. Im Prinzip funktioniert das wie bei Wahlprognosen, wo das Ergebnis einer repräsentativen Befragung auf die Gesamtheit der Wähler hochzurechnen ist.

Das Ergebnis der Stichprobeninventur ist oftmals sogar genauer als die manuelle Zählung aller Lagerpositionen bei einer Vollinventur, denn dabei passieren häufig Fehler. Da nur ein kleiner Teil des Lagers zu zählen ist, lässt sich die Inventurzeit um bis zu 90 Prozent und die Zählmenge je nach Lager sogar um bis zu 95 Prozent reduzieren. Das ist die Basis für eine Inventur mit wenig Personal und auch Voraussetzung dafür, den Prozess kontaktlos gestalten zu können.

Voraussetzung für den Wechsel auf Stichprobeninventur ist ein Lager mit mindestens 1.000 Positionen, die dem Pareto-Prinzip entsprechen, nach dem 20 Prozent der Positionen rund 80 Prozent des Lagerwertes ausmachen. Darüber hinaus benötigen Unternehmen eine IT-gestützte, zuverlässige Bestandsführung, in der Regel über ein ERP- oder Lagerverwaltungssystem.

Stichprobeninventur: Inventur in Stunden statt Tagen

Die LGC Gruppe Deutschland, ein pharmazeutisches Unternehmen, gehörte zu den ersten, die schon während des Lockdowns im Frühjahr 2020 proaktiv auf Stichprobeninventur umstellten. Um mit den Herausforderungen von Corona umzugehen und die weniger produktive Zeit sinnvoll zu nutzen, zog LGC die Inventur während des Lockdowns vor und nutzte eine Software von INFORM für die Stichprobeninventur.

In den Jahren vor der Pandemie mussten jeweils rund 40 Mitarbeiter innerhalb von drei oder vier Tagen 80.000 Lagerplätze auszählen. Das Lager wurde für diesen Zeitraum geschlossen und konnte damit keine Umsätze generieren. Durch den Einsatz der Stichprobeninventur waren es nur noch zwölf Mitarbeiter, die innerhalb von sechs Stunden gerade einmal 810 Positionen zählen mussten. Gegenüber der geplanten Vollinventur entspricht dies einer Kostenreduktion von 90 Prozent. Das Einhalten von Abstandsregeln lässt sich dadurch enorm erleichtern.

Weniger Risikobegegnungen durch Cloud-Anwendung

Stichprobeninventursysteme wie INVENT Xpert setzen als Add-on-Systeme auf bestehende Lagerverwaltungs- oder ERP-Systeme auf und beziehen alle nötigen Daten über Schnittstellen. Eine Installation vor Ort, die Kontakte mit einem Dienstleister erfordern würde, ist jedoch nicht notwendig, weil die Anwendung in der Cloud genutzt wird. Da Geschäftsreisen derzeit ohnehin schwieriger sind, kann die Integration der webbasierten Software kontaktlos per Video-Chat und innerhalb weniger Stunden erfolgen. Wer zum ersten Mal mit einem System zur Stichprobeninventur arbeitet, kann sich entweder virtuell in der Bedienung schulen lassen oder die gesamte Durchführung outsourcen. In dem Fall nimmt der Anbieter die benötigten Lager- und Bestandsdaten zur Evaluierung entgegen und bereitet sie so auf, dass sie für die Algorithmen der Stichprobeninventur nutzbar sind.

Die Algorithmen ermitteln, welche Artikel konkret als Stichproben zu zählen sind. Bei sehr guter Lagerbuchführung können sie den Zählaufwand mit dem hocheffizienten Verfahren des Sequenzialtests auf bis zu 31 Stichproben an einem Stichtag reduzieren. Nur sehr wenige Mitarbeiter sind für diese Zählung im Lager dann noch nötig. Bei einer durchschnittlichen Genauigkeit der Lagerbuchführung empfiehlt sich stattdessen die Differenzenschätzung, durchgeführt als vorgelagerte, permanente Inventur. In dem Fall können Mitarbeiter, die sowieso im Lager arbeiten, die Zählungen in ihre alltägliche Arbeit integrieren.

Virtuelle Kontrolle und Wirtschaftsprüfung

In Kanallägern oder automatischen Hochregallägern empfiehlt es sich, die zur Stichprobe bestimmten Rohstoffe und Materialien vorübergehend auf einen Kommissionierungsplatz auszulagern. Dort kann sie ein Mitarbeiter in Ruhe zählen. Digitale Hilfsmittel wie MDE-Geräte oder Handscanner helfen generell, die Stichproben schnell und fehlerfrei zu erfassen. Damit werden zudem Situationen verhindert, in denen die Belegschaft viele Gegenstände berühren oder lange Artikel- beziehungsweise Chargennummern vergleichen muss.

Grundsätzlich gilt, dass eine Inventur von mindestens zwei Personen durchgeführt werden muss. Das soll die Richtigkeit des Zählergebnisses sicherstellen. Die Pandemie regt jedoch auch hier dazu an, neue Wege zu gehen. Um den Sicherheitsabstand zu wahren, können die Kontrollperson und der zuständige Wirtschaftsprüfer die Zählung über eine mitgeführte Kamera verfolgen. Die Kommunikation erfolgt dann über Kollaborationstools wie Skype, Zoom oder Teams. Dieses Vorgehen sollte vor der eigentlichen Inventur getestet und von den Wirtschaftsprüfern freigegeben werden, um den Inventurabschluss nicht zu gefährden. Die LGC Gruppe Deutschland gehört zu den Unternehmen, die diesen Weg erfolgreich gegangen sind.

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