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TAR-Projekte in der Prozessindustrie

So bereiten Sie komplexe TAR-Projekte richtig vor

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Gute Vorbereitung ist alles

Revisionen werden zudem in der Regel von Kontraktoren abgewickelt, die ihre Monteure bereits Monate im Voraus einplanen. Werden die Verträge für diese Dienstleister zu spät geschlossen, steigt das Risiko, dass man nicht mehr das beste Team vor Ort hat. Abgesehen davon – allein die Tatsache, dass auf dem Firmengelände am Tag X mehrere hundert oder im Fall eines Raffineriestillstands mehrere tausend firmenfremde Mitarbeiter einen Parkplatz, etwas zu essen, Umkleiden und einen Werksausweis benötigen, kann schnell wertvolle Revisionszeit kosten. Und nicht nur das: Zu einer erfolgreichen Revision gehört vor allem auch, dass am Ende alle gesund und sicher nach Hause gehen. Die Qualität der Vorbereitung ist also immens wichtig für eine sichere und effiziente Revisions-Durchführung.

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Oft stehen dem Management-Team aber nur unvollständige, verstreute und wenig belastbare Informationen über den aktuellen Status der Revisionsvorbereitung zur Verfügung, was ein aktives Steuern und bei Bedarf frühzeitig korrigierendes Eingreifen während der Vorbereitungsphase sehr schwierig macht.

Planung mit Mehrwert dank hoher Transparenz

Die Detailinformationen über den aktuellen Zustand der Revisionsvorbereitung liegen fast immer vor. Allerdings meist dezentral von verschiedenen Fachabteilungen verwaltet, in unterschiedlichsten Formaten (z.B. Word, Excel, SAP etc.) und unzureichend aufbereitet, um daraus schnell die richtigen Schlüsse ziehen zu können. „Dabei lassen sich solche Informationen sehr wohl standardisieren, zentralisieren und visualisieren.

Ziel ist, einem übergeordneten Projektmanagement darauf Zugriff zu geben, um Abweichungen und Risiken frühzeitig zu erkennen und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen einleiten zu können“, erklärt Müller. Viele während der Stillstandvorbereitung zu erstellende Ergebnisse (Deliverables) sind zähl- und damit messbar. Typische Beispiele sind etwa die Anzahl der zu erstellenden Arbeitspakete, Verträge, Spülpläne, Steckscheibenpläne oder die Anzahl der durchzuführende Vorab-Inspektionen.

T. A. Cook gibt Unternehmen nun ein Werkzeug in die Hand, um besser über den Status der Vorbereitung Bescheid zu wissen. In diesem Tool werden aktuelle Statusinformationen der einzelnen Vorbereitungselemente analysiert und in einfachen Dashboards so aufbereitet, dass Abweichungen auf einen Blick zu erkennen sind. Beispielsweise ist leicht festzustellen, dass für den in Vorbereitung befindlichen Stillstand 180 Verträge geschlossen werden müssen und aktuell davon fünf Verträge mit Mechanik-Partnern unterzeichnet sind. Mit dem Tool erhalten die Stillstands-Verantwortlichen auf allen organisatorischen Ebenen die notwendigen Informationen über den Vorbereitungsstatus und es ist möglich, Abweichungen frühzeitig zu erkennen.

„Das Tool analysiert die Informationen von verschiedenen Betrachtungswinkeln. So sagt z.B. die absolute Anzahl der bereits abgeschlossenen Verträge mit externen Dienstleistern nicht viel aus. Mit einem Blick auf das Dash­board des Tools ist es allerdings möglich, den finanziellen Umfang der bereits geschlossenen Kontrakte zu erkennen“, erklärt Müller. Daraus lässt sich rückschließen, dass, obwohl die Anzahl der geschlossenen Verträge positiv erscheinen mag, die Vertragspartner mit dem größten Leistungsumfang aber noch fehlen und hier besonders nachgefasst werden muss.

Gert Müller, T. A. Cook: „Es ist kein Drama, wenn die Vorbereitung einer Revision nicht nach Plan läuft, aber es ist ein Drama, wenn das Stillstand-Management-Team nichts davon weiß.“
Gert Müller, T. A. Cook: „Es ist kein Drama, wenn die Vorbereitung einer Revision nicht nach Plan läuft, aber es ist ein Drama, wenn das Stillstand-Management-Team nichts davon weiß.“
(Bild: T.A. Cook)

Mit dem Tool lässt sich auch beurteilen, wie sich die Revisionsplanung eines einzelnen Standortes auf die globale Sichtweise auswirkt. Damit erhalten die Planungsverantwortlichen auf übergeordneter Unternehmens­ebene die nötigen Informationen, um frühzeitig einzugreifen und noch rechtzeitig geeignete Gegenmaßnahmen einleiten zu können.

Der Aufwand für das Erfassen der im Dashboard benötigten Daten ist gering. „Wenn man alle Informationen der gesamten Revision anschaut, sieht das sehr viel aus. Aber wenn jede Fachabteilung nur ihre Daten einträgt, dauert dies nicht mehr als eine halbe Stunde im Monat“, weiß Müller.

Es ist allen bewusst, dass bei einer Großrevision auch mal etwas nicht optimal läuft und es während der Vorbereitung zu Verzögerungen und Schwierigkeiten kommen kann. Diese lassen sich in der Regel aber gut abfangen, wenn sie rechtzeitig erkannt werden. „Es ist kein Drama, wenn die Vorbereitung einer Revision nicht nach Plan läuft, aber es ist ein Drama, wenn das Stillstand-Management-Team nichts davon weiß“, so Müller abschließend.

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* Die Autorin ist Fachjournalistin für Chemie und Technik.

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