Supply Chain Management Bestandsplanung optimieren: Intelligente Software macht es möglich

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Um die Qualität der Warenbestände zu verbessern, Kosten zu senken und die Mitarbeitenden ganzheitlich und systemisch zu unterstützen, setzt Baywa in den Geschäftsbereichen Bau und Technik auf die intelligente Bestandsplanung der Lösungssuite „Add*One“ des Aachener Optimierungsspezialisten inform.

Als weltweit tätiges Unternehmen entwickelt Baywa wertschöpfende Lösungen und Projekte rund um die Geschäftsfelder Strom, Wärme und Mobilität, Landwirtschaft und Ernährung sowie Bauen und Wohnen. Seit der Gründung im Jahr 1923 ist Baywa mit Hauptsitz in München kontinuierlich gewachsen und zählt international zu den führenden Händlern für landwirtschaftliche Rohstoffe. Der genossenschaftliche Gedanke und die regionale Verbundenheit, die Baywa aus den Ursprüngen im Landhandel mitbringt, prägen das Unternehmen bis heute. Aus dieser Tradition heraus hat der Konzern seine Kernmärkte in Süddeutschland und Österreich. Insgesamt ist das Unternehmen mit seinen Kernsegmenten und Standorten heute in mehr als 50 Ländern vertreten und beschäftigt rund 25.000 Mitarbeitende.

Herausforderungen der Bestandsplanung durch veränderte Marktsituation

Die verschiedenen Geschäftsfelder der AG bringen unterschiedliche Herausforderungen mit sich. Gemeinsam ist ihnen, dass sich die Kundenbedürfnisse aufgrund veränderter Marktsituationen und neuer Standards rasant entwickeln und neue Anforderungen entstehen. „Das Kaufverhalten unserer Kunden hat sich in den letzten Jahren stark verändert“, erzählt Nicole Thorwarth, die als Projektmanagerin im Bereich Supply Chain Management Operations bei Baywa tätig ist. „Saisonale Bedarfe, Umweltveränderungen, aber auch zunehmende Volatilität, Engpässe in der Lieferkette und Produktknappheit sind zahlreiche Themen, mit denen wir uns aktiv auseinandersetzen müssen. Der Krieg gegen die Ukraine und die Corona-Pandemie haben das Ganze natürlich nochmal verschärft“, so die Projektmanagerin.

Um den Herausforderungen gerecht zu werden, optimiert Baywa die Bestandsplanung der Geschäftsbereiche Bau und Technik, deren Kernmärkte in Süddeutschland liegen, mit der Lösungssuite Add*One von inform. „Unsere Optimierungssoftware setzt auf speziell für das Bestandsmanagement entwickelte mathematische Algorithmen“, betont Johannes Wienke, Projektleiter im Geschäftsbereich Inventory & Supply Chain bei inform, der Baywa bei der Einführung der Software maßgeblich begleitet hat. „Die Algorithmen unterstützen die Mitarbeitenden, indem sie aus einer großen Menge möglicher Entscheidungsoptionen unter Berücksichtigung aller Ziele und Rahmenbedingungen die beste und effizienteste Lösung suchen. Das funktioniert besonders gut, wenn die spezifischen Rahmenbedingungen und Abhängigkeiten, wie in den verschiedenen Geschäftsbereichen von Baywa, so komplex sind, dass sie die menschliche Intuition übersteigen.“

Hoher manueller Aufwand beeinträchtigt Abläufe

Vor der Einführung der Software bildeten viele unterschiedliche Lösungen die Arbeitsgrundlage für die jeweiligen Teams in den beiden Bereichen Bau und Technik, was diese jedoch stark einschränkte. „Von Excel-Listen über Sharepoint-Lösungen bis hin zu Eigenentwicklungen im ERP-System war alles an der Tagesordnung“, erinnert sich Thorwarth. „Mit Melde- und Höchstbeständen konnten wir zwar, wenn auch sehr umständlich, unseren Bedarf ermitteln, aber es gab viele Transaktionen, in denen wir nach eigenen Benutzern, Einkaufspreisen, Staffelpreisen oder einfach nur nach Warenbewegungen suchen mussten. Das führte in beiden Bereichen zu einem sehr hohen manuellen Aufwand, der die Effizienz unserer Arbeitsabläufe stark beeinträchtigte.“ 

Die Entscheidung für Add*One resultierte für den Konzern zum einen aus der Notwendigkeit, die Qualität der Bestände zu verbessern und zum anderen aus dem Ziel, Kosten, insbesondere im Bereich der Beschaffungslogistik, einzusparen. Darüber hinaus sollte eine entsprechende Lösung den Mitarbeitern angesichts des Fachkräftemangels eine umfassende systemische Unterstützung bieten.

Die Komplexität der Bestandsplanung

Der Geschäftsbereich Bau startete bereits im September 2018 mit der Installation des ersten Pilotprojekts, das in der Folge kontinuierlich optimiert und erweitert wurde. Leider wurden diese Bemühungen durch die Pandemie unterbrochen, und das endgültige Go-live konnte erst im Dezember 2021 erfolgen. Der Bereich Technik hatte etwas mehr Glück: Die Lösungssuite ging 2019 noch vor der Pandemie live und deckte die Anforderungen in der kritischen Zeit sowohl im Logistikzentrum als auch in den Filialen ab. „Ein Rollout in dieser Größenordnung ist natürlich deutlich komplexer als ein einfaches Update eines bestehenden Systems“, betont Thorwarth. „Der sukzessive Rollout und die unterschiedlichen Vorgehensweisen haben die Komplexität zusätzlich erhöht.“ Heute steuert Add*One in beiden Bereichen den gesamten Lagerbestand und die komplette Warenversorgung in den Zentrallägern und über 450 Betrieben. Ein besonderes Augenmerk gilt dabei der Lagerhaltigkeitsanalyse, die auch den Servicekaufleuten in den Betrieben vor Ort die Möglichkeit einer schnellen Übersicht ihrer Artikel gibt und Vorschläge unterbreitet, welche Artikel im Lager aufgenommen werden und welche eher auslaufen sollten.

Durch die Umstellung auf die Arbeit mit der Optimierungssoftware konnte das Unternehmen vor allem den Arbeitsaufwand drastisch reduzieren und seine Mitarbeitenden erheblich entlasten. Nach dem Prinzip „Management by exception“ können sich die einzelnen Disponenten jetzt nur noch auf die Artikel konzentrieren, bei denen wirklich Handlungsbedarf besteht. Zudem konnte Baywa die Bestandsqualität deutlich transparenter gestalten: „Durch die Gruppierung in verschiedene Dispositionskategorien wie ‚Dringend zu bestellen‘, ‚Vorziehen‘, ‚Rückstand‘ oder ‚Überbestand‘ ist es nun jedem unserer Anwender möglich, die richtigen Prioritäten der Planung zu erkennen und diese gezielt abzuarbeiten“, freut sich die Projektmanagerin. „Bei lieferantenseitigen Engpässen können wir außerdem unser internes Netzwerk sehr stark nutzen und mit dem passenden Feature der ‚werksübergreifenden Artikelinformationen‘ auch intern immer lieferfähig sein, weil wir uns in unserem großen Netzwerk einfach bedienen können.“

Wertvolle Unterstützung in Krisenzeiten

„Widerstandsfähigere Lieferketten funktionieren unter anderem durch den Aufbau von Bestandspuffern und einer guten Bedarfsplanung“, so Thorwarth. „Das ist uns mit Add*One auch während der Pandemie gut gelungen. Denn nicht nur in der Lebensmittelbranche kam es zu Hamsterkäufen, auch unsere Kunden haben wieder begonnen, sich einzudecken.“ Mit der Lösungssuite konnte das Baywa-Team den Bedarf rechtzeitig und vorausschauend planen und die ermittelten Bedarfe rechtzeitig bei den Lieferanten platzieren.

Neben der spezialisierten Softwarelösung ist für Baywa die Zusammenarbeit mit inform von großer Bedeutung: „Die Zusammenarbeit mit war immer auf Augenhöhe. Egal, mit welchem Mitarbeitenden wir Kontakt hatten, wir hatten stets das Gefühl, dass jeder weiß, was zu tun ist und die speziellen Anforderungen von Baywa kennt“, berichtet Thorwarth. „Eine große Herausforderung war natürlich die Abbildung der umfangreichen Geschäftsprozesse. Trotz der unterschiedlichen Branchen, die zwar viele Gemeinsamkeiten, aber auch viele Unterschiede haben, ist dies inform immer gelungen, und wir haben für alle Herausforderungen eine gemeinsame Lösung gefunden.“ Projektleiter Wienke fügt hinzu: „Der enge Austausch mit unseren Kunden über deren besondere Anforderungen trägt dazu bei, dass wir unsere Lösungen kontinuierlich weiterentwickeln. So konnten wir Baywa durch eine kundenspezifische Erweiterung von Add*One bei der Lagerhaltigkeitsanalyse und bei Sammelbestellungen unterstützen.“

Zukünftig möchte Baywa den Einsatz der Software auch auf die Sparte Agrar ausweiten. Die entsprechenden Pläne sind bereits realisiert, sodass auch hier eine Unterstützung durch inform startet. Darüber hinaus plant der Konzern den Umstieg auf die ERP-Software „SAP S/4HANA“, an die Add*One über spezialisierte, zertifizierte Schnittstellen angebunden werden kann, sodass eine nahtlose Integration auch weiterhin gewährleistet ist.