Steuerrecht für Betriebsfeiern

Welche neuen Steuervorschriften müssen Sie für Betriebsfeiern ab 2015 beachten

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Wie wird ermittelt, ob die Ausgaben innerhalb des Freibetrags liegen? Die Summe der unmittelbar konsumierbaren Leistungen wird gleichmäßig auf die Gäste aufgeteilt. Eine Besonderheit ergibt sich, wenn die tatsächliche Teilnehmerzahl stark von den Anmeldungen abweicht. Dann können vergebliche Aufwendungen wie Speise- und Getränkepauschalen für Nichtanwesende aus der Summe herausgerechnet werden.

Da es sich bei einer Betriebsveranstaltung um eine beruflich veranlasste Veranstaltung handelt, ist eine Erstattung der Reisekosten im Rahmen der Reisekostenabrechnung denkbar. Die Reisekosten bleiben steuerfrei. Ungeachtet der Gesetzesänderung bleiben die steuerlichen Anforderungen an eine Betriebsveranstaltung bestehen. Für den Freibetrag sind nicht die Netto-Ausgaben, sondern grundsätzlich die Brutto-Beträge maßgeblich.

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Vorsicht bei der Gästeauswahl

Liegen die Kosten pro Teilnehmer über 110 Euro, wird der übersteigende Betrag steuer- und beitragspflichtig. Konsequenz: Der Arbeitgeber muss dann diese Kosten mit 25 % pauschal der Lohnsteuer unterwerfen oder die Ausgaben als zusätzlichen Arbeitslohn mit dem Monatsgehalt abrechnen.

Vorsicht ist grundsätzlich bei der Gästeauswahl für eine Betriebsfeier geboten. Die Veranstaltung muss allen Mitarbeitern offen stehen. Begrenzte Teilnehmerkreise erkennen die Finanzbehörden nur in Ausnahmefällen an. Möglich sind Feierlichkeiten für bestimmte Abteilungen oder Fachgruppen. Allerdings dürfen einzelne Mitarbeiter keinesfalls bevorteilt oder benachteiligt werden. Bei Betriebsfeiern mit freien Mitarbeitern oder Geschäftspartnern sieht das Finanzamt besonders genau hin. Ihre Bewirtung ist im Gegensatz zu Angestellten und ihrer persönlichen Begleitung nur eingeschränkt abzugsfähig. Unternehmen sollten eine Teilnehmerliste erstellen, die den Status der Gäste aufschlüsselt und ihre Anwesenheit vermerkt. So können Unternehmen unbeschwert feiern und riskieren keine bösen Überraschungen mit den Finanzbehörden.

Der Beitrag erschien zuerst auf dem Portal unserer Schwestermarke MM Maschinenmarkt.

* Stefan Rattay ist Steuerberater und Fachberater für internationales Steuerrecht der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz GmbH in 52078 Aachen, Tel. (02 41) 8 86 96-0, srattay@wws-ac.de

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