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SOFTWARE & LIMS

Tausend auf einen Streich

08.10.2007 | Autor / Redakteur: MARION DUDLA* / Frank Jablonski

Ein Labor der BASF IT Services in Ludwigshafen.
Ein Labor der BASF IT Services in Ludwigshafen.

Die BASF betreibt in Ludwigshafen eines der weltweit größten Kompetenzzentren für Analytik. Ein Großteil der 1000 Messgeräte arbeitet computergestützt und wurde mithilfe einer IT-Lösung miteinander vernetzt.

Obwohl die BASF in ihrem Kompetenzzentrum für Analytik schon seit langem ein computergestütztes Labor-Informations-Management-Systems (LIMS) einsetzt, stapelten sich Analyseberichte und andere Dokumente zu einem riesigen Papierstapel von über einer Million DIN A4-Seiten pro Jahr. Alleine dessen Archivierung entsprechend der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen erforderte einen erheblichen manuellen Aufwand. „Deshalb war es das Ziel, die Abläufe weitgehend zu automatisieren, möglichst papierlos zu arbeiten und insgesamt effizienter zu werden“, erinnert sich Dr. Heinz Speck, Teamleiter Analytic Services and Lab Solutions, bei der BASF IT Services in Ludwigshafen, an den Ausgangspunkt des Projekts „Automationsverbund Analytik“.

Das Problem dabei: Die rund 1000 Messgeräte, die in den Labors zum Einsatz kommen, arbeiten heute zwar zum Großteil bereits computergestützt. Doch die standardmäßig in diesen Systemen zur Steuerung eingesetzte Elektronik, einschließlich der für die Messvorgänge notwendigen Spezialsoftware, variiert sehr stark. Die BASF IT Services hat deshalb in Zusammenarbeit mit dem Kompetenzzentrum Analytik eine spezielle IT-Lösung entwickelt, mit deren Hilfe die individuell EDV-gestützten Systeme zu einem papierlosen Automationsverbund vernetzt und die Arbeitsschritte standardisiert werden können. „Das Ganze ist natürlich ein länger andauernder Prozess. Man wird nie auf einen Schlag von heute auf morgen papierlos arbeiten können“, sagt der Projektleiter. Aber der Anfang ist mittlerweile gemacht.

Einsparpotenzial von mehr als einer Millionen Papierseiten

Die Daten der Messgeräte werden heute über einheitliche Schnittstellen erfasst und direkt ausgewertet und bewertet. „So können sie effizient genutzt, archiviert und ohne Aufwand an die richtige Stelle im Unternehmen weitergeleitet werden“, erläutert Speck. Die BASF-Forscher und die Auftraggeber in den Produktionsbetrieben erhalten die für sie relevanten Analyseergebnisse nun schnell und direkt auf elektronischem Weg, Produktinformationen werden automatisch in der Standardsoftware SAP/QM (Quality Management) bereitgestellt und Kunden können Analysezertifikate über WorldAccount – die E-Commerce-Plattform des Unternehmens – abrufen. Dadurch spart die BASF einen großen Teil des riesigen Papierstapels ein, der bisher jedes Jahr angefallen ist.

„Dank der elektronischen Verarbeitung der Analyseergebnisse müssen wir die zahllosen Einzelinformationen heute nicht mehr mühsam zusammenführen und auch die Zahl der möglichen Fehlerquellen hat sich deutlich verringert“, sagt Prof. Dr. Klaus-Peter Jäckel, Leiter des Competence Center Analytics bei der BASF. Außerdem sei man nun in der Lage, den Kunden die Analyseergebnisse wesentlich schneller und kostengünstiger zu liefern.

Ebenso können nun elektronische Unterschriften zur Akzeptanz und Freigabe der Daten die früheren manuellen Unterschriften auf Papier ersetzen. Das Ausdrucken, Sortieren, handschriftliches Unterschreiben, Sammeln und Einscannen der Papierunterlagen entfällt. Dabei hat die BASF IT Services sichergestellt, dass die bei der Online-Erfassung an den Messgeräten gewonnenen Daten der amerikanischen Verordnung § 21 CFR Part 11 und damit dem international anerkannten Standard zur Zuverlässigkeit elektronischer Daten entsprechen.

Ergänzt wird der Automationsverbund durch ein Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem auf Basis von Documentum, in dem die Rohdaten und Aufzeichnungen verwaltet und entsprechend der jeweiligen Anforderungen archiviert werden. So sind beispielsweise Aufzeichnungen zur Analytik von Produkten aus dem Pharmabereich im Rahmen der Good Manufacturing Practise (GMP) mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Das Dokumentenmanagementsystem übernimmt zudem die Verwaltung und Lenkung aller Anweisungen, die im Automationsverbund benötigt werden. Anweisungen sind unter anderem Analysevorschriften, Arbeitsanweisungen und Ausführungsvorschriften, die qualitätssichernde Maßnahmen beschreiben.

Kombinierte Lösung mit vorhandenem LIMS

Aufgesetzt hat die BASF IT Services die neu entwickelte Lösung auf das BASF-eigene Labor-Informations-Management-System (LIMS), das schon länger im Einsatz ist und das Herzstück des Konzepts bildet. Dort werden sämtliche Analyseaufträge verwaltet – von der Auftragserfassung der Proben bis zur automatischen Berichterstattung am Ende. Um das LIMS herum gruppiert sich eine Reihe von weiteren Systemen. Dazu zählen zum Beispiel „Analytik Online“, ein webbasiertes System, über das Kunden Analyseaufträge erteilen, deren Status verfolgen und die Ergebnisse abrufen können. Als weiteres wichtiges Element der Gesamtlösung stellen die standardisierten, methodenspezifischen Automationssysteme für Spektroskopie, Chromatographie, Elementanalytik und Titration die Verbindung zwischen dem LIMS und den einzelnen Messgeräten her. Sie koordinieren den Datenaustausch, erfassen Messdaten und unterstützen die Auswertung. So wertet ein Chromatographie-Datensystem die Messergebnisse der rund 300 Chromatographen aus, die im Chromatographie-Labor der BASF rund um die Uhr automatisch mit Proben beschickt werden. Die Auswertungen gehen dann online ins LIMS und von dort weiter zu anderen Systemen wie zum Beispiel dem Qualitätszertifikatssystem, das den BASF-Kunden ein Analysezertifikat zur Verfügung stellt. „Das Ganze muss manchmal sehr schnell gehen“, sagt Speck.

Das LIMS, die Labor-Datensysteme und die Messgeräte sind über eine mehrstufige Architektur von der Geräte-, über die Labor- und Abteilungs- bis hin zur Unternehmensebene miteinander verbunden. Der gesamte Automationsverbund ist validiert und erfüllt die Anforderungen von GLP (Good Laboratory Practice), GMP (Good Manufacturing Practice) sowie der Qualitätsmanagement-Zertifikate ISO 17025 und ISO 9001. „Es ist insbesondere der hohe Grad an Integration, der unsere Lösung auszeichnet und im Moment wohl einzigartig auf ihrem Gebiet macht“, so Speck. Der BASF IT Services wurde nicht zuletzt deshalb für die Entwicklung des „Automationsverbundes Analytik“ in diesem Jahr von der „Institution of Chemical Engineers“ (IChemE), dem britischen Verband der Chemie- und Prozessingenieure, einer von weltweit insgesamt zwölf „IChemE Awards 2006“ verliehen.

„Wir freuen uns sehr über die Auszeichnung“, sagte Wolfgang Erny, Geschäftsführer der BASF IT Services, anlässlich der Preisverleihung. „Prozesse effizienter zu gestalten, dabei neue Wege zu gehen und ausgefallene Ideen zu verfolgen, kurz gesagt innovative IT-Lösungen zu entwickeln, das ist unser Geschäft“. Und das nicht nur für den Mutterkonzern. „Die in Ludwigshafen realisierte IT-Lösung kann auch auf jedes andere analytische Auftragslabor aufgesetzt werden“, unterstreicht Speck.

Allerdings – darauf legt der Projektleiter Wert – handelt es sich bei dem papierlosen Automationsverbund nicht um ein Produkt von der Stange. Eher um verschiedene Module, die je nach konkreter Situation zu einer maßgeschneiderten Lösung zusammengesetzt werden. „Und dabei können wir natürlich unsere Erfahrungen aus dem Projekt bei der BASF mit einbringen“, sagt Speck. An der Automatisierung der Abläufe führe auch in der Analytik kein Weg vorbei, „denn wir können in Zukunft unsere hoch qualifizierten Mitarbeiter nicht einen Großteil der Zeit mit Routinearbeiten beschäftigen“.

*M.Dudla, Conosco - Agentur für PR und Kommunikation, 40211 Düsseldorf

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