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Meetingkultur Stoppt die „Meeting-itis“

| Autor / Redakteur: Reiner Voss / Dipl.-Ing. (FH) Tobias Hüser

„Schon wieder ein Meeting.“ Diesen Seufzer vernimmt man oft in Unternehmen, weil die meisten Besprechungen ziel- und strukturlos verlaufen. Deshalb werden sie von den (Sitzungs-)Teilnehmern häufig als ineffektiv und überflüssig empfunden.

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Damit Meetings erfolgreich zu Ende gehen, sollten Sie einige Tipps beherzigen.
Damit Meetings erfolgreich zu Ende gehen, sollten Sie einige Tipps beherzigen.
( © FotolEdhar - Fotolia)

Darmstadt – Arbeitsalltag vieler Führungskräfte und Projektmitarbeiter: Kaum ist ein Meeting beendet, steht die nächste „Sitzung“ im Kalender an. Und kaum ist diese vorbei, ist erneut eine Besprechung anberaumt. Mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit verbringen viele Führungskräfte in Meetings. Bei Projektleitern sieht es nicht viel anders aus.

Diese „Meeting-itis“ hat Ursachen. Je enger die Mitarbeiter eines Unternehmens zusammenarbeiten, umso größer ist der Abstimmungsbedarf. Und je schneller sich das Unternehmensumfeld wandelt, umso häufiger muss die Führungsmannschaft sich auf neue Problemlösungen verständigen. Doch viele Meetings könnten ersatzlos gestrichen werden, wenn die verbleibenden effektiver gestaltet würden.

Zudem könnte ihre Dauer verkürzt werden, wenn sie nicht zuweilen so unstrukturiert wie Kaffeekränzchen verliefen. Meetings sind Arbeitstreffen, bei denen bestimmte Ziele erreicht werden sollen – in möglichst kurzer Zeit. Entsprechend sollten sie gestaltet sein. Hierfür haben wir hier einige Tipps für Sie zusammengetragen.

Tipp 1: Agenda erstellen und Ziele definieren

Das erscheint selbstverständlich, ist es aber nicht. Kaum sind die geladenen Personen im Raum, sagt häufig ein Meetingteilnehmer: „Lasst uns loslegen. Ich muss noch ...“. Und weil dies bei den anderen ähnlich ist, stürzen sich alle auf das erstbeste Thema. Wild debattieren sie darüber, ohne vorab zu klären:

  • Was müssen wir besprechen?
  • Welches sind die wichtigsten/dringlichsten Themen?
  • Welche Ziele wollen/können wir erreichen?
  • Welches Vorgehen ist sinnvoll?

Entsprechend unstrukturiert verläuft das Gespräch. Erstellen Sie deshalb zu Beginn jedes Meetings eine Agenda. Erörtern Sie das Vorgehen und stellen Sie zur Orientierung einen Zeitplan auf.

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Tipp 2: die „Tops“ vorab kurz durchgehen

Das wird oft vergessen – speziell dann, wenn vor dem Meeting schon andere Besprechungen stattfanden. Dann nimmt der Leiter der Besprechung meist an: Allen ist klar, worüber wir sprechen. Völlig überrascht ist er dann, wenn plötzlich ein Teilnehmer sagt: „Ich dachte, wir sprächen heute über das Thema ...“. Gehen Sie deshalb zu Beginn eines Meetings mit den Teilnehmern die Tops, also Tagesordnungspunkte, durch. Sorgen Sie dafür, dass Einigkeit über die Inhalte und Zielsetzungen besteht, und ändern Sie, sofern nötig, die Agenda.

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