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Projektmanagement So gewinnen Sie die Hoheit über Ihre Projekte zurück

| Redakteur: Dr. Jörg Kempf

Ihnen fehlt die Übersicht über Ihre Projekte? Sie konzentrieren sich nicht auf die wesentlichen und verschwenden Ihre Kraft für kaum lohnende Vorhaben? Passen Ihre Vorhaben eigentlich zu den Zielen und Entwicklungschancen? Welche Projekte werden gebraucht, und welche sollten lieber eingestellt werden? Der Beitrag zeigt, wie Sie in fünf Schritten zum perfekten Projekt-Portfoliomanagement gelangen.

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Stöhnen auch Sie über den Wildwuchs bei Ihren Projekten – und sehen nur noch Fragezeichen? Zu viele Projekte und zu wenig Mitarbeiter, Projektmanager und Budget? Fachleute empfehlen, das Projektmanagement energisch zu ordnen.
Stöhnen auch Sie über den Wildwuchs bei Ihren Projekten – und sehen nur noch Fragezeichen? Zu viele Projekte und zu wenig Mitarbeiter, Projektmanager und Budget? Fachleute empfehlen, das Projektmanagement energisch zu ordnen.
(Bild: Gerd Altmann; CC0; http://pixabay.com/de/frage-problem-denken-nachdenken-622164/; http://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/)

Immer häufiger bekommt das Projektmanagement in Unternehmen Schlagseite. Unternehmen übernehmen sich mit zu vielen Projekten, Vorhaben werden unkontrolliert genehmigt und gestartet. Niemand weiß, welche Projekte wirklich Vorrang haben, welche besonders forciert und mit Mitarbeitern unterstützt werden müssen.

„Vielen Unternehmen fehlt schlichtweg die Übersicht über die Gesamtheit ihrer Projekte, das sogenannte Projektportfolio“, beobachtet Dr. Ernst Affolter, Managing Partner der Unternehmensberatung Next Level Consulting. Die Gefahr: Kurzfristig ertragreiche Projekte werden durchgewunken; die strategischen Vorhaben aber, die die Zukunft des Unternehmens sichern, bleiben auf der Strecke. Affolter: „Ich empfehle Unternehmen, ihr Projektportfolio aktiv zu managen – oder zumindest genau im Blick zu behalten.“

Für die Praxis bedeutet dies: Unternehmen prüfen regelmäßig ihr Projektportfolio. Neue Projekte werden nur freigegeben, wenn sie ins aktuelle Portfolio passen. Die Entscheidung liegt bei der Geschäftsführung: Welche laufenden Projekte lohnen sich für das Unternehmen und müssen besonders vorangetrieben werden? Welche neuen Vorhaben braucht das Unternehmen? Welche Projekte sollten unter strategischen Gesichtspunkten beendet werden, welche Vorhaben angesichts knapper Mittel gestoppt werden?

Affolter vergleicht dies mit der Flugverkehrskontrolle am Airport. Die Kontrolle überwacht die Kapazität der Luftverkehrsstraßen und entscheidet, welche Flugzeuge starten dürfen oder noch am Boden bleiben. Fünf Meilensteine helfen Unternehmen, diese „Flugverkehrskontrolle“ für Projekte aufzubauen.

Erster Meilenstein: Bestandsaufnahme

Zu Beginn unterzieht das Unternehmen sein Projektmanagement einem „Gesundheitscheck“. Beispielsweise prüfen: Wie gut beherrscht das Unternehmen den Umgang mit den Methoden des Projektmanagements? Wie sicher und effizient sind die Arbeitsabläufe in Projekten gestaltet? Wie gut sind Projektmanager ausgebildet? „Für diese Bewertung werden Reifegradmodelle angeboten,“ erklärt Affolter. Diese standardisierten Modelle lassen schnell erkennen, wo die eigenen Stärken und Verbesserungsfelder liegen. „Gleich, welches Modell man wählt – wichtig ist, dass das Projektmanagement auch mit dem neutralen Blick Außenstehender analysiert wird“, sagt der Fachmann.

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