Supply Chain Mitarbeiter vernetzen, Abläufe vereinfachen: So geht´s

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Coca-Cola European Partners Deutschland (CCEP DE) hat die Vernetzung seiner Mitarbeitenden in Produktion und Logistik auf ein neues Niveau gehoben und erreicht damit weit mehr als nur schlankere Prozesse. Wie mobile Checklisten und interaktive Anleitungen Instandhaltung,Qualitätsmanagement und weitere Prozesse transparent und sicher macht.

Der Markt für Getränke in Deutschland ist vielschichtig: Die Verbraucher konsumieren abhängig vom Lifestyle und je nach Situation Erfrischungsgetränke in Dosen, PET- oder Glasflaschen – in unterschiedlichsten Größen.

Zusätzlich erwarten die rund 325.000 Handels- und Gastronomiekunden von CCEP DE in Deutschland angesichts neuer Markt- und Servicetrends maßgeschneiderte Konzepte. Und das alles bei über 3,5 Milliarden Litern alkoholfreien Erfrischungsgetränken, die das Unternehmen hierzulande pro Jahr abfüllt und vertreibt.

Dies stellt die rund 7.000 Mitarbeitenden vor Herausforderungen: Es wächst die Komplexität der Supply Chain, und es steigen die Anforderungen an die Arbeitskräfte im Umfeld Produktion und Logistik. „Wir müssen regelmäßig unsere Produktionsanlagen umbauen zuzüglich Reinigungsschichten.

Bei jedem Umrüsten gilt es, viele Punkte zu beachten, damit wir unsere hohen Standards an die Produktqualität halten“, erläutert Steffen Löser, der als Manager Processes & Solutions für Supply- Chain-Prozesse, Weiterentwicklung und Standardisierung in Deutschland zuständig ist.

Digitale Assistenz als wichtige Zukunftsstrategie

Im Rahmen seiner Digital-Strategie sucht CCEP DE daher kontinuierlich nach Lösungen. Sie sollen die Mitarbeitenden entlasten und zugleich die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens stärken.

Eine der Säulen seit 2018: digitale Assistenten. Was in der Verkaufsorganisation bereits weitverbreitet ist – die Vernetzung der Mitarbeitenden mit mobilen Geräten – sollte auch auf dem Shop Floor Einzug halten. Nach Sondierungen möglicher Anbieter startete CCEP DE 2019 den ersten Test mit der „Connected-Worker“-Plattform von Parsable. Ziel war es, die Beschäftigten direkt am Arbeitsplatz mit elektronischen Anleitungen und interaktiven Checklisten zu unterstützen. Via Smartphone oder Tablet sollten sie helfen, sämtliche Vorgaben und Normen einzuhalten und vor Fehlern schützen. Gleichzeitig wollte CCEP DE dem manuellen Erfassen von Papiernotizen ein Ende setzen. „Selbst wenn nur der dafür nötige Aufwand von einigen Stunden pro Woche wegfällt, ergibt sich übers Jahr eine relevante Zeitersparnis“, unterstreicht Löser.

Abschied vom Papier fördert den Informationsfluss

Die Pilotstandorte Genshagen, Knetzgau, Lüneburg und Mannheim nahmen sich anfangs unter anderem Prozesse rund um Reinigung, Inspektion und Schmieren vor. Dort waren Anleitungen bis dahin in Ringordnern abgelegt. Erledigte Arbeiten bestätigten die Mitarbeitenden in Papierlisten, die später für Dokumentation und Reporting zum Teil zusätzlich in Excel übertragen wurden. Gemeinsam mit Experten von Parsable wurden die papierbasierten Abläufe in bild- und videogestützte Anleitungen und Checklisten überführt. „In der App sind Anleitungen abgebildet. Der Mitarbeitende setzt seine Haken und bestätigt damit, dass alles erledigt ist, und automatisch sind alle Daten dokumentiert. Der Prozess ist dadurch nachvollziehbarer, schlanker und schneller geworden“, sagt Löser.

Vom Brandschutz bis zur Wartung

Nach den ersten positiven Erfahrungen weitete CCEP DE den Einsatz der interaktiven Anleitungen auf weitere Bereiche aus. Heute ist die Plattform in der Instandhaltung ebenso im Einsatz wie im Qualitätsmanagement, in Lager, Transport und Distribution. Arbeits- und Regalsicherheit werden damit genauso geprüft wie der Brandschutz.

Zu den konkreten Anwendungsbeispielen zählen auch die sogenannten Gemba Walks. Bei diesen Rundgängen prüfen Manager und Mitarbeitende Auffälligkeiten im Betrieb. Läuft alles korrekt, setzen sie einen Haken in der App. Wenn nicht, erfassen sie Beobachtungen per Bild und Video, informieren direkt zuständige Kollegen und setzen nötige Maßnahmen sofort in Gang.

In der Logistik befindet sich derzeit mit der Kontrolle der eigenen Lkw auf technische Fahrbereitschaft ein weiterer Anwendungsfall im Rollout: Denn bevor die Fahrer den Hof verlassen, müssen sie prüfen, ob das Fahrzeug technisch einwandfrei ist. Falls sie Mängel feststellen, leitet sie die App durch den Mängel-Bearbeitungsprozess.

Leichte Einarbeitung trifft Enabling

Das positive Aufwand-Nutzen-Verhältnis ergibt sich nicht nur aus der Verschlankung der Prozesse, sondern auch durch reduzierten Einarbeitungs- und Schulungsaufwand. Löser sagt: „Wir konnten belegen, dass Parsable Zeit einspart, vor allem auch bei neuen und ‚ungelernten‘ Kräften: Um dies zu testen, haben wir beispielsweise einen unserer Azubis mit dem Umbau einer Maschine beauftragt – ganz ohne Begleitung, nur mit einer digitalen Anleitung. Das hat er fehlerfrei und sogar schneller als üblich hinbekommen.“ Dabei finden nicht nur „Digital Natives“ einen raschen Einstieg. Auch ältere Mitarbeitende empfinden den Umgang mit der App überwiegend als intuitiv.

Einfach ist ferner die Umsetzung neuer Anwendungsfälle, denn die Administratoren der Plattform benötigen keine Programmierkenntnisse. Dadurch, so Löser, habe man auch überraschende Begabungen entdeckt: Einige Mitarbeitende entwickelten mit Eifer und Geschick mit den Möglichkeiten der Plattform smarte Lösungen. „Das finden wir erfreulich, denn das heißt, dass Parsable ein Stück weit auch ein Katalysator ist, um Talente auf Fachbereichs- oder Standortebene hervorzubringen.“ Insofern sieht er die Plattform zudem als Enabling-Tool.

Um diese Kreativität und den Austausch unter den rund 30 Administratoren zu fördern, hat CCEP DE eine interne Community gegründet. Diese unterstützt den bereichsübergreifenden Austausch und die Übertragung von Best Practices zwischen den Standorten ebenso wie die Erarbeitung neuer Anwendungsfälle – unterstützt vom Experten-Team des Software-Anbieters.

Kontrollierter Einsatz von Ressourcen

Parallel zum digitalen Wandel treibt CCEP DE das Thema Nachhaltigkeit voran. Ziel ist es, 2040 klimaneutral zu sein. Auch hier wirken sich die digitalen Helfer positiv aus. Die Papierersparnis sei dabei der geringste Hebel, so Löser. Weit stärker fallen andere Effekte ins Gewicht: Beispielsweise tragen die An- und Abfahr-Checklisten für die Produktionslinien dazu bei, Verbräuche wie Wasser und Strom zu verringern sowie bei der Erzeugung von Druckluft Energie einzusparen. „Weil wir alle Checks zuverlässig ausführen, werden Kosten und nachhaltigkeitsbezogene Themen positiv beeinflusst.“

„Parsable ermöglicht eine lückenlose Dokumentation, da Daten für jede Aufgabe gespeichert werden und abrufbar sind“, sagt Löser. Dies geschehe selbstverständlich in enger Abstimmung mit Arbeitnehmervertretern und Datenschützern. Schließlich gehe es niemals darum, Leistung oder Verhalten von Mitarbeitenden zu kontrollieren, sondern eine fristgemäße und korrekte Ausführung sicherzustellen sowie Ansatzpunkte zur Prozessoptimierung zu identifizieren.

Funktionierende Supply Chain

Aktuell ist die Connected-Worker-Plattform von Parsable in bereits fast allen deutschen Abfüllstandorten im Einsatz. Bis zu 400 User nutzen die App regelmäßig, Tendenz steigend, und es kommen stetig neue Anwendungsfälle sowie Bereiche hinzu – zum Beispiel Cold Drink Operations, der für die technische Wartung der Coca-Cola Kühlschränke und Verkaufsgeräte im Markt zuständig ist.

Auch aufgrund der Pandemie-Jahre 2020 und 2021 war es bisher nicht möglich, den Nutzen der Einzelanwendungen in belastbaren Zahlen auszudrücken: Löser wertet das Programm für vernetztes Arbeiten aber längst als Erfolg. „Wir hatten hohe Erwartungen, und die wurden bisher erfüllt. Auch mit der Servicequalität sind wir sehr zufrieden.“

Parsable trage mit dazu bei, dass die Supply Chain trotz steigender Komplexität weiter reibungslos funktioniere. Bei CCEP DE sehe man, wie die Connected Worker-Plattform den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden vereinfache und entsprechend gut angenommen werde. ●

* * Der Autor ist CEO bei Parsable, San Francisco. Kontakt: info@parsable.com

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