Projektmanagement Erfolgreiches Projektmanagement braucht Transparenz

Planen, Steuern und Kontrollieren – das sind die zentralen Aufgaben eines Projektmanagers. Weil Anlagenbau-Projekte für die Chemie und Pharmazie heute vielfach gewerkeübergreifend und global verteilt im Team abgewickelt werden, müssen die vom Projektmanagement genutzten IT-Tools entsprechend konzipiert sein. PROCESS hat sich umgehört, welche Lösungen dafür in Frage kommen.

Anbieter zum Thema

Aucotec AG

InLoox GmbH

braintool software gmbh

m³ projekt: informations:management Dr. Mey Mark Meyer

Venturis IT GmbH

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AVEVA GmbH

Siemens AG Sector Industry

ESKA Ingenieurges. mbH

ITandFactory GmbH

GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.

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Warum scheitern Projekte? Oft liegt es an einer mangelhaften Projektkommunikation in Verbindung mit einer schlechten Projektvorbereitung und -planung. Ein ‚Klassiker‘ sind auch zu optimistische Annahmen. Transparenz und Kommunikation innerhalb des Planungs-Teams sind deshalb das A und O für jeden Projekterfolg – und die genutzten IT-Tools müssen dies gewährleisten. „Projektmanagement ist zu 90 Prozent Kommunikation zwischen den Beteiligten“, präzisiert der Berater Dr. Mey Mark Meyer.

Software für das Projektmanagement umfasst heute mehr als die üblicherweise mit diesem Begriff assoziierten Tools zur Netzplantechnik, so die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement. Neben den klassischen Methoden des Ablauf-, Termin-, Ressourcen- und Kostenmanagements sind webbasierte Projektportale, spezifische Software zur Aufwandsschätzung oder Risikobewertung sowie individuell programmierte Excel-Makros zur Kostenverfolgung nur einige Beispiele für darüber hinaus gehende Produkte. Allerdings ist die Akzeptanz von PM-Software in der Praxis vielfach zu gering, wird die Arbeit oft als umständlich und zeitraubend beklagt. Das liege häufig daran, dass die Mitarbeiter nicht ausreichend auf die Arbeit mit der Software vorbereitet wurden.

Management & Controlling

Überwachen, steuern und Klippen umfahren, das Schiff auf dem richtigen Kurs halten und ohne Schäden am Ziel ankommen – dafür müsse der Kapitän stets die aktuelle Position kennen,...

beschreibt B.I.M. Consulting anschaulich die Anforderungen an das Projektmanagement im Anlagenbau. Auch in den komplexen Prozessen der Anlagenplanung und des Anlagenbaus benötige der Projektleiter den permanenten Überblick und aktuelle Informationen. Für diese Aufgabenstellung kooperiert B.I.M. Consulting mit der ITandFactory, um die grundlegenden Projektmanagement- und Projektcontrolling-Funktionen des Systems PDV in den Project-Engineer von Cadison zu implementieren. Direkt aus Cadison heraus kann der Projektleiter dann auch den Status von Bestellungen und die Terminsituation überwachen.

Das PDV-Projektmanagement und Projektcontrolling erlaubt eine ständige Übersicht und Kontrolle über das Projekt. Dazu gehört das Beschaffungscontrolling (Kosten, Zeit) sowie die Terminüberwachung von definierten Anlagenteilen, aber auch Bereichen (z.B. Engineering, Montage, Beschaffung). Des weiteren erfolgt die Kontrolle des Projektfortschritts über die Stati der Ablauforganisation und eine mitlaufende Kalkulation. Mittels definierter Warnfunktionen können (drohende) Überschreitungen der geplanten Werte rechtzeitig erkannt werden.

Aveva stellt mit Aveva Net eine Technologie bereit, die es auch einem Projektmanager erlaubt, über Portaltechnik weltweit Daten auszulesen und auszuwerten oder sich in einem 3D-Modell zu bewegen. So kann er sich einen Einblick über den Planungsstand verschaffen und zu Entscheidungsgrundlagen kommen.

Bei Aucoplan stellt ‚Elcad Web‘ den weltweiten Zugriff auf Projekte über das Internet sicher. Auf Basis von Web-Service und Net-Technologie lassen sich Projekte unabhängig vom Filesystem verwalten.

Siemens setzt mit PM@Siemens auf eine systematische Abwicklung mit klaren Projekt-abläufen, Festlegung eindeutiger Verantwortlichkeiten sowie nachvollziehbarer Zielvor-gaben. Die Projektabwicklung erfolgt in Projektphasen, die Ergebnisse werden anhand von Meilensteinen festgelegt und überprüft.

VenturisIT verweist auf die Kommunikationsplattform VSP Navigator, sie vereinfache die Zusammenarbeit in Projekten. Diese Lösung erlaube es, alle Dokumentenarten zu verwalten – gleichgültig, ob in digitaler Form oder als Papier, unabhängig davon, ob es sich um ein CAD-, Office- oder E-Mail-Format handelt. Die Plattform unterstützt den Anwender bei der Kontrolle von Informationen über den gesamten Lebenszyklus.

„Ausschlaggebend für die Überlegung, unser Projektmanagement zu professionalisieren, war ein Seminar zu eben diesem Thema“, sagt Joachim Boenisch, Geschäftsführer der eska Ingenieurgesellschaft. Die erste Idee nach dem Seminar war, eine Projektmanagement-Software selbst zu programmieren und diese mit Outlook zu kombinieren.

Dann wurde Boenisch auf InLoox aufmerksam, das genau diese Idee realisiert. Die Demoversion überzeugte eska schnell. Nach umfangreichen Tests war die Entscheidung für InLoox klar und der Echtbetrieb begann nach sehr kurzer Zeit. „Mit InLoox haben wir ein flexibles Projektmanagement-System für alle Einsatzfälle bei eska, das einfach und intuitiv zu bedienen ist. So passt sich InLoox an den Workflow im Unternehmen an, unterstützt die Projektleiter mit 60 Prozent mehr Transparenz bei ihren Aufgaben und liefert ein Effektivitätsplus von mindestens 20 Prozent gegenüber früher.“ Boenisch schätzt besonders die Sicherheit, die ihm Soll-Ist-Vergleiche auf zeitlicher und finanzieller Basis liefern. „Seit InLoox im Einsatz ist, können wir unseren Kunden schnell und präzise Planungs-, Kosten- und Projekttransparenz auf Knopfdruck liefern. Dazu tragen die Excel-Auswertungen des Berichtsgenerators maßgeblich bei“, so Boenisch.

Fazit: Um Planung und Errichtung einer Anlage zu optimieren und zu beschleunigen, ist ein effizientes Projektmanagement und Projektcontrolling erforderlich. Dazu braucht man vor allem Transparenz.

* Der Autor ist freier Redakteur der PROCESS.

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