Fremdleistungsmanagement Einfachmacher aus der IT – Verbesserung des Fremdleistungsmanagements

Autor / Redakteur: Kathrin Kornfeld* / Wolfgang Ernhofer

Mehrere tausend technische Lieferanten zu managen und zu steuern, ist kein Pappenstiel. Eine neue SRM (Supplier Relationship Management)-Plattform kann das komplette Fremdleistungsmanagement abwickeln und den manuellen Verwaltungs- und Pflegeaufwand reduzieren.

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(Bild: © faithie; © Sergey Nivens/Fotolia.com; [M]Tscherwitschke)

Darmstadt: 8:15 Uhr. Betriebsmeister Schmidt meldet eine Störung an einer kritischen Anlage und beauftragt eine Vertragsfirma mit der Fehlerbehebung. Er kann sich darauf verlassen, dass die von ihm ausgewählte Firma für den Auftrag qualifiziert und dass das Team ortskundig und entsprechend geschult ist. Er erspart sich das lange Suchen eines passenden Lieferanten sowie die manuelle Überprüfung der Zertifikate und Schulungsnachweise. Das passiert alles automatisch über eine zentrale Plattform, die auch alle Daten der Vertragsfirmen vorrätig hat.

Das war nicht immer so. Schmidt arbeitet bei Merck, einem führenden Wissenschafts- und Technologieunternehmen in den Bereichen Healthcare, Life Science und Performance Materials. Die Konzernzentrale, die zugleich auch größter Forschungs- und Produktionsstandort ist, befindet sich im hessischen Darmstadt. Zusätzlich zu den ca. 9500 Mitarbeitern arbeiten auf dem rund 160 Fußballfelder großen Werksgelände täglich an die tausend Mitarbeiter externer Lieferanten. Die Bereitstellung von Fachfirmen zur Abwicklung von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten verantwortet die Abteilung Technical Contracting, in enger Abstimmung mit dem Group Procurement.

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„Unser Technical Contracting stellt gemeinsam mit dem Einkauf sicher, dass nur qualifizierte Vertragsfirmen beauftragt werden und diese auch tatsächlich die Leistungsgüte abliefern, die wir erwarten“, erklärt Udo Vogler, der Verantwortliche für das Performance Management Vertragsfirmen bei Merck.

Nur beherrschbar mit passendem IT-System

Das Fremdleistungsmanagement ist generell komplex und mit viel Verwaltung verbunden. Es gilt, allein 8000 technische Lieferanten zu managen – und das an nur einem einzigen Standort. Die Prozesse bei Merck wurden seit vielen Jahren weiterentwickelt und sind sehr ausgereift. Allerdings haben die gewachsenen Strukturen zu verschiedenen parallelen IT-Systemen geführt. Der Bedarf, die Effizienz zu steigern und eine Einheit zu schaffen, wurde immer größer.

Ein System, viele Anwendungsbereiche

Vor zwei Jahren fand Merck in Pool4Tool den geeigneten Partner. Die gleichnamige Saas-Lösung konnte die höchste Abdeckung und Flexibilität vorweisen. Die „All-in-One Supply Collaboration“-Plattform umfasst zahlreiche Module, die über 40 Geschäftsprozesse für Lieferantenmanagement, Sourcing und Qualität abdecken können.

Für Pool4Tool ist der Einsatzbereich Fremdleistungsmanagement interessantes Neuland. „In der Regel kommt die Initiative für ein gemeinsames Projekt vom Einkaufsleiter oder vom Supply Chain Manager. Die Zusammenarbeit mit einer neuen „Nutzergruppe“ bestätigt den vielfältigen Anwendungsbereich unserer Lösung und die Flexibilität des Tools“, meint Michael Rösch, COO von Pool4Tool.

„Grünes Licht“ für Lieferanten

Merck hat verbindliche Standards für technische Lieferanten formuliert. Deren Einhaltung zu überprüfen, ist die Aufgabe von Technical Contracting in enger Abstimmung mit Group Procurement. Neben bestimmten Kriterien, die Lieferanten zu erfüllen haben, um eine Freigabe zu erhalten, werden sie auch hinsichtlich ihrer Performance überprüft und bewertet. Verstößt ein Lieferant gegen Vorschriften, gibt es Strafpunkte, die in der Sicherheitsdatenbank erfasst werden. Das ist z.B.der Fall, wenn die erforderliche Schutzausrüstung nicht getragen wird. „Der Mensch ist das größte Sicherheitsrisiko“, weiß Vogler.

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Allein für den technischen Bereich in Darmstadt zählt Merck mehrere tausend Lieferanten, für die eine Vielzahl von Informationen verwaltet und weiter verarbeitet werden müssen. Heute übernimmt Pool4Tool sehr viele dieser Aufgaben. Zum Beispiel schlägt das System Lieferanten für unterschiedliche Warengruppen vor. Alle anderen sind blockiert. Der Nutzer erkennt den Status eindeutig über die einfache Ampeldarstellung: grün bedeutet „freigegeben“, rot steht für „blockiert“ und der gelbe Status sagt aus, dass hier noch Überprüfungen erforderlich sind, Unterlagen noch fehlen oder ein Audit absolviert werden muss.

Welcher Lieferant „grünes Licht“ bekommt, bestimmt der Lead Buyer der entsprechenden Warengruppe. „Das System unterstützt uns, die Anzahl der Lieferanten wesentlich besser zu steuern und die Qualität der Leistungserbringung nachhaltig zu steigern“, freut sich Vogler.

Anwenderfreundliche Bedienung

Die hohe Usability von Pool4Tool erleichtert die Eingabe für alle Datenerzeuger und das Finden von aktuellen und richtigen Informationen durch die Datenempfänger. Davon profitieren unternehmensinterne Kunden, also Beauftrager, genauso wie das Vertragsmanagement, der Einkauf, der Werksschutz und auch die Lieferanten.

Neue Lieferanten können sich online über eine Registrierungsmaske bei Merck bewerben. Anschließend führt die Pool4Tool-Applikation automatisch einen Dublettencheck durch. Für Merck entfällt der Pflegeaufwand, weil jeder Lieferant seine Daten selbst in das System eingibt und verwaltet. Fehlen wichtige Zertifikate, kann der Lieferant für neue Beauftragungen gesperrt werden, bis die notwendigen Zertifikate vorliegen.

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Außerdem erhofft sich Merck durch die einfache Handhabung des Systems eine verstärkte Beteiligung der Lieferanten am kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Diese Möglichkeit wurde bisher zu wenig genutzt. Über Pool4Tool können Vertragsfirmen ebenso wie Merck-Mitarbeiter ab sofort ihre Vorschläge für effizientere Abläufe, zur Erhöhung des Sicherheitsniveaus oder zur Optimierung der Leistungsverzeichnisse direkt auf der Plattform einreichen. Merck verbessert so laufend seine Prozesse.

Zentrale Datenverfügbarkeit

Lieferanteninformationen stehen dank der zentralen Plattform unternehmensweit zur Verfügung. Das automatische Mahnwesen sorgt für eine bessere Datenpflege, da die Nutzer je nach Eskalationsstufe benachrichtigt und an eine notwendige Aktion erinnert werden. Auch Daten des Vertragsfirmenmanagements sind zentral abrufbar.

Lieferantenbewertung über Ticketsystem

Die anwenderfreundliche Dateneingabe in Pool4Tool erleichtert Merck auch die Evaluation und Qualitätsprüfung der Lieferanten. „Mit einem individuellen Merck-Template und der Abwicklung über Tickets gelingt heute eine Bewertung im Schnitt in einer Minute. Die Nutzer waren an eine schnelle Bewertung gewöhnt und hätten einen höheren Aufwand für die Eingabe von bis zu zehn Bewertungen pro Monat in ein neues System nicht akzeptiert“, unterstreicht Vogler die Anforderung hoher Usability an das Tool.

Das bewährte Bewertungssystem von Merck konnte 1:1 in der neuen Applikation abgebildet werden, sodass sich für rund 150 Firmenbewerter kaum etwas änderte. „Das Ergebnis sind strukturierte Reports für unterschiedliche Nutzergruppen“, erklärt Vogler. Aus der Vielzahl der Bewertungen werden automatisch Kennzahlen erzeugt, die den Merck-Mitarbeitern und den Lieferanten über das System wieder zur Verfügung gestellt werden.

Neu in Pool4Tool: Stichprobengenerator

„Eine unserer wesentlichen Aufgaben ist sicher zu stellen, dass wir nur mit vertrauenswürdigen Lieferanten zusammenarbeiten. Aus Kostengründen ist es nicht möglich, jeden Lieferanten ständig im Auge zu behalten“, fasst Vogler die Herausforderung der aus Revisionsgründen vorgeschriebenen Lieferantenüberprüfung zusammen.

Für eine objektive Auswahl der zu prüfenden Lieferanten verwendet Merck einen sich selbst regulierenden Stichprobengenerator. Das bedeutet, dass die Bewertungsergebnisse die Wahrscheinlichkeit und den Zeitpunkt einer erneuten Überprüfung beeinflussen. Mit der Integration des Merck-eigenen Stichprobengenerators in das neue System wurden die Funktionalität und Effektivität des Standardfeatures sogar verbessert. Denn für Pool4Tool war der Stichprobengenerator mit nachvollziehbarem Logbuch und Datenbank eine Neuentwicklung.

Synergien: Ein System für alle Prozesse

Merck hat mit Pool4Tool keine neuen Prozesse eingeführt. Dennoch ist die Arbeit mit dem neuen System für Merck ein großer Fortschritt. Denn bis auf das Abrechnungssystem wickelt Merck heute alle Fremdleistungsprozesse damit ab. Rund 400 Nutzer und mehrere Tausend Lieferanten werden über die Plattform betreut und gesteuert.

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Die Integrated Supplier Application (ISA), wie Pool4Tool innerhalb von Merck geführt wird, umfasst heute alle Hauptfunktionen des Fremdleistungsmanagements: Vertragsfirmenregistrierung, -verwaltung, -steuerung, -betreuung, Bewertungs-, Stichprobensystem und die Sicherheitsdatenbank.

Für einen Ausbau der Zusammenarbeit sieht Merck noch großes Potenzial. Die Synergien, die effizienten Workflows und der geringere Verwaltungsaufwand führen zu deutlichen Einsparungen. Über eine Erweiterung der seit Ende 2015 eingesetzten Lösung wird bereits nachgedacht. Denn Pool4Tool erleichtert nicht nur die Arbeit von Betriebsmeister Schmidt. Das gesamte Fremdleistungsmanagement bei Merck funktioniert heute effizienter und transparenter.

* * Die Autorin ist Corporate Communications Manager bei Pool4Tool. Kontakt: Tel. 43 18049080-14

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